Home office

新冠肺炎疫情下，不少企業要求員工在家工作，以減低集體感染風險。今次疫症令老闆們發覺就算員工不在辦公室，不但無損企業運作，部份員工工作效率更有所提升。美國社交媒體Twitter早前就宣布疫情結束後，員工可選擇永久留家工作。以往本地公司讓員工Home Office情況並不普遍，那麼當管理層考慮設立Home Office制度時，要怎樣權衡利弊呢？由小編跟大家分析一下吧！ Twitter早在3月2日已強烈鼓勵員工在家工作，並於3月11日起強制員工居家工作，是美國首批因新冠肺炎疫情進入在家工作模式的公司。5月12日，Twitter發言人表示過去數個月證明在家工作模式可行，所以員工可選擇永久留家工作。惟部份工作崗位需要或在某些情况下，員工還是需要回到公司上班，負責伺服器保養的人員就是其中之一。 ●Twitter總部設在加州三藩市，在全球有超過35間辦公室，包括香港、日本及韓國等地，僱用近5,000個員工。 疫情對在家工作需求帶來重大變化。有調查發現，Home Office有效提升士氣和工作效率，其實讓員工在家工作還有以下好處： 1. 節省支出 英國四大銀行之一的巴克萊，行政總裁斯坦利（Jes Staley）曾表示「將7000人安置在同一建築的想法或已成過去」。而早在疫症爆發前，已有不少大企業包括Amazon、Apple、Dell、IBM、TOYOTA等鼓勵員工Home Office，其中IBM指出讓員工在家工作，可以公司節省上億元支出，把更多資源投放在發展公司核心業務。另外，香港一向寸金尺土，寫字樓租金高企，如果讓員工在家工作，就用不著太大地方，可以轉租一個較小的辦公室，有助減省租金支出。 2. 減低員工流失率 曾有調查指出，員工在家工作後，工作效率提升之餘，也能夠節省上下班的通勤成本，變相能夠抽出更多時間陪伴家人或休息，真做到work life balance，有助保持身心愉快。早前《經濟學人》報導，有近三分之一英國人表示，能否在家工作將會成為他們考慮「跳槽」因素之一。同時有調查指出讓員工在家工作，公司員工流失率由5成下降至低於3成，留住人才對公司長遠發展及盈利增長有幫助。 3. 減少「辦公室政治」 雖然在家工作可能會失去和同事面對面交談機會，但同時可以避免出現與同事或上司相處不來情況，自行在家工作的話，就不用過於在意上司和同事情緒反應，說不定可以更加專注於工作，避免出現「辦公室政治」。 雖然遙距工作對不少企業來說好處多多，但凡事有利必有弊： 1. 與員工距離拉遠 以往員工在辦公室工作，老闆自然很容易掌握每個人工作狀況，在管理上更加輕鬆。實施在家工作後，相信不少老闆都怕員工在辦公時間並非處理公事，早前就爆出有人趁上班時間去行山打卡新聞，結果引起不少人討論。所以雙方必須事先制定清晰工作To-Do-List和死線，並定時向公司匯報，讓上司或主管可以有效檢視工作進度和表現。 2. 容易出現溝通延誤 員工在家工作，最大困難就是無法面對面和同事即時溝通，遇到問題時只能透過打電話和WhatsApp等方法交流，容易造成團隊溝通效率偏低。萬一有緊急情況，但又找不到負責同事，就好大機會被延誤處理。又如利用視像通訊軟開會時，當你展示圖表、數據或是內容時，可能會因版本不同而造成混淆，讓其他成員們不能馬上理解，進而影響進度。因此在會議開始時，應該先確認文件數目及版本，節省會議時間、強化溝通效率。 3. 機密資料外洩風險增加 現時很多公司都使用雲端系統，所以只要有電腦上網，就能夠順利處理公司事務。但部分公司保安系統嚴密，機密文件眾多，需要連接公司總機才可完成工作，管理層讓員工Home Office時，就先考慮開放應用程式介面(API），或透過虛擬桌面（VDI）讓員工以私人電腦遙距取用公司電腦。不過，始終每間公司都會有一些機密文件資料，如果沒有做好網絡保安工作，包括安裝防毒軟件、防火牆或入侵偵測及防禦系統，便有機會令公司資料外洩。因此Home Office雖然方便，卻就要更加注重風險管理，加強網絡安全。 總而言之，「Work from home」是一種趨勢，雖然有很多好處，不過企業要落實推行，當中都有不少考慮因素。所以各種老闆應該根據公司情況，與員工多作溝通，彼此協調如何有效實施在家工作，這樣對公司還是員工才是百利而無一害。

受新冠肺炎影響，不少公司都開始實施在家工作，對視像會議需求大增。不過，很多員工都用較輕鬆心態看待線上會議，事實上不論是面對面會議還是線上會議，過程中都要非常嚴謹，甚至進行線上會議時更加需要注意細節。以下7大要點，讓大家在進行會議時保持效率和溝通順暢。 1. 提早準備 為確保視像會議能夠順利進行，事前準備相當重要。首先，應該要用文字清楚寫明討論重點、議程和目標，並分配每個參與者必須要發言主題或項目，讓大家作好準備，不用浪費時間在會議中思考。而在會議開始前，參與者應先測試軟件和熟習操作方式，同時檢查保網路連線是否穩定，提前排除各項技術問題。最好準備定備用軟件，並在會議開始前 5至10 分鐘就與成員連線，確保會議能夠準時開始，避免耽誤時間。 2. 慎選會議參與者 開會目的各有不同，因應需要，可能是向上司和同事之間匯報進度，或是眾人一起集思廣益構想項目內容。另外，許多公司亦習慣舉行周會或月會。雖然現時不少視訊會議軟件都支援百過人參與會議，然而視像會議並不適合太多人參與，因此最好只挑選與會議主題有直接關係的人，人數以2至10人最佳。而領導人應該先評估會議必要性以及成果，以調整會議次數及人數。 3. 確認文件版本 視訊會議最大困難就是無法面對面，當你展示圖表、數據或是內容時，可能會因版本不同而造成混淆，讓其他成員們不能馬上理解，進而影響會議進度。因此在會議開始時，應該先確認文件數目及版本，節省會議時間、強化溝通效率。 4. 整理好外表和環境 在會議開始前，大家都必須從4個方面確認，分別是形象、燈光、背景和聲音。首先是形象，若是跟領導層、上司或是別的公司開會，就要穿著正式及整齊，營造專業形象，千萬不要穿著休閒服或睡衣。若果是面對同事，也不要蓬頭垢面，以簡單乾淨衣著最為適合。 燈光方面，開會前要留意環境光源會不會太昏暗，避免讓對方看起來感覺可怕。另外還要留意背後家居環境會不會太亂，稍微整理一下自己開會空間。假若房間太亂或是周遭物品太多，容易讓其他成員分心，默默留下壞印象。最後，盡量選在不會有噪音干擾地方，同時留意空間是否有回音，以及測試一下麥克風收音效果。如果家中有幼兒或是家人正在交談，可以在自己不發言時先關掉麥克風，以免擾亂會議進行。 5. 事先訂好發言規則 視像會議無法實際看到對方，更容易會發生多人同時說話導致會議過程混亂。所以應該先選定一個會議主持者，在會議開始前先介紹每個人職位及負責部分，說明流程，分配好紀錄、提醒時間或決策等工作。大家亦可事前制定議會規則，例如發言前必須做出手勢、規定每個人發言長度或適時提醒，避免混亂之餘，也可以讓會議更有效率。大家亦可事前制定議會規則，例如發言前必須做出手勢、規定每個人發言長度或適時提醒，避免混亂之餘，也可以讓會議更有效率。 6. 保持專注 雖然視像會議跟在公司會議室環境很不同，感覺上沒有人在監管自己，但就算在家開會也必須專注，不要認為別人不會察覺。事實上，當大家都看著屏幕時，若是分心看著地方或做其他事，大家都是看得到。所以千萬不要在開會時偷偷看影片、瀏覽網址或是回覆email。若是會議時間比較長，可以適時小休5至10分鐘再繼續。 7. 總結重點 要讓會議發揮最大效用，就是需要有明確結論和目標。因此在開會時，主持人要在大家快將離題時作出提醒，引導大家返回正確軌道上，讓會議保持效率。會議結束後，必須作出總結，內容可以是「會議結論」、「確認項目負責者及完成日期」、「目標和期望」，同時可以擬定下次會議時間。另外主持者可以在視像會議結束後詢問各人意見，討論有沒有改善空間，讓日後會議進行得更順利。  

新型冠狀病毒肺炎肆虐全港，不少公司因避免員工交叉感染，紛紛改為在家工作。在員工大呼開心同時，早幾日又爆出有人趁辦公時間去行山的新聞，結果引起不少人討論Home Office成效。不論Home Office或者遙距辦工，其實早在歐美已經盛行多年，但亞洲似乎近十年才開始注視。究竟員工、僱主雙方又應該怎樣制訂工作指引﹖今次就和大家分析一下當中有甚麼優劣啦。 ‧ 「行山銀行」事件被大量網民批評，亦有不少人指公司自此事後，要求每日準時打卡報到。 1. 節省通勤成本 很多人聽到「Home Office」，第一下就會覺得不用工作，這次真是要說「少年你太年輕了」。遙距工作地點可能只是被窩中，或者樓下Coffee Shop，這樣可以大幅省掉通勤時間、金錢，連起床時間都可以推遲，甚至連早午晚三餐飯都可以慳回。積少成多，這個數目並不少的喔。 2. 提高工作效率 這個是否好處就很看個人「資質」，有些公司只會要求員工列出當天負責的工作，這會有一種無形吸引力，使員工更專心和更有效率完成工作，因為「早做早享受」或者可自由選擇上班時間，如提早完成就可變相提早下班。其實很多研究都講過，指員工在辦公室九小時，真正辦公時間可能只有三份二甚至更少，與其浪費時間倒不如在家提早完成，甚至可以慳回辦公室租金呢！ 3. 減少「辦公室政治」 不少人都很怕「辦公室政治」這門東西，畢竟上司、同事的情緒反應，不多不少都會影響到員工工作效率。如果遙距工作就可以避免這種尷尬情況，心情自然變好，可以更專注於工作。當然也可能會失去和同事交談機會，但網絡世界這樣發達，用WhatsApp、Skype溝通都可以了吧﹖ ‧ 和員工、上司關係差會大大影響工作效率，自行在家工作說不定更有效率。 聽上去遙距工作很爽很Chill，但實際又是否如此﹖試試問自己以下這幾個問題，如果自己做不到仍強行Home Office，說不定會影響工作前途！ 你有足夠自律性嗎﹖ 早前有銀行員工爆出上班時間去行山打卡，還要在網上「開心Share」，被不少網民批評愚蠢，更指要全港人「攬炒」。你能否在工作時間內專心工作，不會分心做其他私人事﹖話雖如此，適當的小休和吃飯時段也應該要有，而編者建議每日要制訂工作To-Do-List，並匯報給公司，上司或主管需訂時跟進員工工作進度。 ‧ 建議每日寫工作清單，再定時和公司匯報進度。 2. 你怕寂寞嗎﹖ 有些員工喜歡在辦公室上班，因為可以和同事傾談，工事也好八卦事也好，至少可以令8小時工作沒有那麼悶。但換成一個人在家工作的話，你能否接受沒有人和你講話﹖編者建議可以開點柔和音樂，與及多煮點東西來陪伴，或者將傾談內容搬到視像會議、聊天工具也可以喔。 3. 你有心理準備隨時on call嗎﹖ 相信不少員工也和家庭同住，有時可能父母叫你做這樣做那樣，但畢竟真的在上班時間，最好下班後才做無關痛癢的瑣碎事，或者縮短完成時間。另外亦必需有隨時被上司或同事尋找的準備。舉個例子，若果老闆WhatsApp找你，但十五分鐘連發幾個訊息都無回覆，試想想老闆會怎樣想﹖ ‧ 適時回覆同事、上司訊息很重要，久久不回覆就會對員工印象大打折扣。 關鍵︰員工自律、僱主多溝通 在家工作最初是為了令行動不便或無法離家工作的人，也可獲得賺取金錢機會，但一般員工不應濫用此「福利」，反而更應主動和公司溝通工作進度，亦要和家人保持適當距離。而公司方面，嚴謹的可以設上線制度，要求員工在上班時，將通訊軟件設為在線中，上司亦應多詢問員工，了解他們在家工作會否出現困難。

農曆新年剛剛過去，大多數打工仔原本初五就會正式開工，但武漢肺炎疫情影響下，為減低復工而增加社區爆發風險，政府最新公佈公務員在假期後可在家辦公直至2月2日，勸籲私人機構在可行情況下跟從建議。不少公司都讓員工未來一星期可留在家中工作，不過即使是Home office，也要做足以下6項安全措施，保障好自己與家人！ 1. 每日清潔經常接觸的電子設備 曾有研究指我們日常使用的電腦鍵盤、滑鼠和手機包含很多細菌、手汗和灰塵，比馬桶更髒，可能威脅健康。所以工作之餘，大家也必須經常清潔這些電子設備，確保衛生。手機方面，我們可以沾取少量70%至75%酒精擦拭，並注意要先將手機關機，同時避免酒精太多滲入內部。電腦螢幕、鍵盤和滑鼠則可以選用專門清潔劑，配合專用微細纖維電腦布清潔，而鍵盤隙縫可用棉花棒或柔軟毛刷，清除藏在裡面灰塵、頭髮、零食屑等等，再用軟布沾水擦乾淨。 2. 保持室內空氣流通 公司讓員工可以在家工作，希望減少同事之間接觸，防止病菌隨著中央空調系統傳播。不過冬季天寒地凍，大家都喜歡關緊門窗，令室內空氣變得不流通之餘，更加影響室內空氣質素。所以，為保持室內空氣的流通，Home office時還是需要定期開窗。 3.定時休息及起身走動伸展 雖然Home office沒有老闆及上司監督住，但不代表能夠偷懶。打工仔仍然要長時間對住電腦工作，有時忙起上來分分鐘水都沒有時間飲。建議最好每隔三十分鐘便起身走動一下，伸展肩頸，平日亦要多運動，放鬆過緊肌肉。 4. 1:49 稀釋漂白水清潔家居 家居辦公空間也要經常消毒，大家應定期抹拭家具及用品，以 1:99（即把 1 份家用漂白水混和 99 份清水）稀釋家用漂白水清潔，另外可用酒精含量 70%的消毒火酒徹底拭抹金屬表面。如地方骯髒，則用 1:49（即把 1 份家用漂白水與 49 份清水混和）稀釋家用漂白水徹底清潔。最後要記得用乾淨毛巾抹乾或讓其自然風乾。如房間有小型垃圾桶，也應每日倒掉及更換垃圾袋。 5. 外出後全方位消毒 假如一定要見客或親身出席重要會議，出外後要特別注意個人衛生，學識正確戴口罩及處理使用完的口罩方法，時刻保持雙手清潔，經常洗手或使用酒精搓手液。同時要經常消毒大門把手、鞋底和地板。外出回家後，應該立即洗澡，衣服也要盡快清洗，不要放在洗衣機多日或重覆穿。 6. 留意政府防疫消息及衛生防護中心公佈 武漢肺炎疫情持續擴散，大家自然關注最新進展。衛生防護中心會在網站定時更新本地確診患者情況，並會列出有新型冠狀病毒感染報告個案的國家或地區，還有過去14日內曾有確診個案在出現病徵期間逗留過的大廈名單，供公眾閱覽，大家可以按此登入。  

近日香港交通情況多變，路面有時嚴重受阻，就算幾鍾意返工都有心無力。不少僱主都會考慮讓員工在家工作(Home Office)。事實上「Work from home」在歐美等地已運作多年。曾經有美國調查發現，有91%Home Office員工認為，在家工作會有更好的Work-life balance，而且有8成人認為可以提升工作效率及增加集中力。雖然Home office說起來非常容易，基本上在任何一個地方，有電腦又能上網，就可以處理到公務。不過要落實推行，當中都有不少考慮因素。究竟決定Home Office前，老闆和員工有甚麼需要準備呢？ 1.硬件及軟件問題 現時很多公司都使用雲端系統，不少公司資料、工作系統都以雲端服務作基站，所以只要有電腦上網，就能夠順利處理公司事務。但不少員工家中電腦比較陳舊，導致工作效率未必能跟上要求。所以，當老闆考慮讓員工Home Office之時，首先要考慮就是員工家中硬件能否配合，以維持工作效率。同時，部分公司保安系統嚴密，機密文件眾多，需要連接公司總機才可完成工作，管理層讓員工Home Office時，要先考慮開放應用程式介面(API）。只要盡量做好網絡安全保障，避免系統受到攻擊，就能讓同事不用趕回公司，在家中網絡連接公司系統繼續工作。 2.打破管理至上的公司文化 對於不少企業而言，最怕管理不善。首先準時上班是黃金定律，又希望員工留在公司工作，方便監督，避免員工工作散漫。這些觀念往往沒有考慮到員工實際情況，其實只要員工能夠按時完成工作，表現良好，又何必強調員工一定要回到公司上班呢？因此管理層應該重新看待人手管理與工時問題。 3.訓練及調整在家工作心態 不少員工往往會將Home Office 當成半休假一般，而且家中總有各種誘惑，例如舒服的大床、電視、家中寵物等，導致工作效率和處理能力下跌，可能過了大半日，工作依然沒有進展。所以，員工在家工作時，必須下定決心遠離誘惑，提醒自己雖然是留在家中，但實際上仍是在「返工」，盡量讓自己在工作時保持專注。 4.分配好時間並審視工作進度 Home Office最大好處，當然就是可以自由安排時間。員工可以先與老闆或部門主管溝通，定立彈性工作時間，例如早上7時至中午12時，然後享用午飯，再由3時工作至6時。不過自己安排工作，最怕就是缺乏自律性。員工可以先在記事簿記下將各項工作，定下完成時間、細節及注意事項，同時與主管保持聯絡。這樣雙方都能夠清楚工作狀況，方便審視進度，加快效率。而不論在公司還是在家工作，都應該適時休息，走動一下舒展筋骨，讓腦筋得到舒緩，同樣能夠提高工作效率。 只要設立常規制度，萬一日後再遇上突發情況，大家都可以輕鬆切換至Home Office模式，不論對公司還是員工都是百利而無一害。

上下班時候的地鐵水洩不通，不少打工仔覺得通勤時間浪費資源和交通費，尤其是住在新界、粉嶺等偏遠地區的朋友仔，少不了每天來回兩小時以上的交通時間，令人生不如死。 不少文職人員專程回公司只為坐office，通勤時間徒增上班壓力，員工生產力大大降低。在家裏可以做的工作，為什麼一定要在辦公室進行？不少大型企業如IBM、Reddit、亞馬遜紛紛推行Home Office。   最近，亞馬遜就在美國18個州招聘3,000名遠端員工在家工作，擔任客戶服務職位。該職位屬於兼職形式，每小時時薪為15美元，預計每周要工作20-29小時。在就職90日後，員工能夠獲得醫療保健等福利及設有加班費。 若要不能居住在亞馬遜客戶服務地點的50英里範圍內，且必須住在以下州之一：阿拉巴馬州、亞利桑那州、阿肯色州、愛荷華州、堪薩斯州、路易斯安那州、密西西比州、密蘇里州、內布拉斯加州、新墨西哥州、北部達科他州、俄克拉荷馬州、南達科他州、田納西州、德克薩斯州、華盛頓州、威斯康辛州或懷俄明州。 在亞馬遜遠程工作有很多額外的好處，包括員工折扣、健險，一些員工還可享受退休計劃和帶薪休假等福利。父母也可以請產假和陪產假，並獲得領養協助計劃。   但Home Office的挑戰，在於團隊互動和僱員自律。員工缺少與同事親身合作及交流的機會，上司亦難以監察員工有否怠工。更不用提需要多方合作的複雜任務，工作效率必然及不上身處同一間辦公室的同事。默契更易產生自親身相處時的肢體語言及微表情，對着電腦屏幕總感覺和對方有一屠社交隔膜，觸摸不到對方的真實情緒。 身兼四個虛擬團隊成員的美國遙距上班族透露其工作情況，表示同事之間以電郵、短訊，以及通訊系統如GChat，Slack來保持聯繫，有些同事素未謀面。他表示，一個虛擬團隊的成功，成員必須具備「3A」的條件：Assertiveness（堅定自信）、Accountability（有擔當）、Ability to work independently（能夠獨立工作）。每位成員都必須為自己的工作擔起全部責任，以及主動地指出工作過程中的問題與建議。 另外，必須嚴格制定規則，達成協議，定好開會議程和開會時間。考慮身處在不同時區的同事，協調每一位成員的角色、責任、工作規則。成員需要理解溝通的重要性，及時接聽電話與其他成員聯繫。所有人使用同樣的溝通工具，積極化解衝突，亦要了解彼此的工作進程，以及團隊工作的效率。 一個高效的虛擬團隊，必須建立和維持穩固的關係。虛擬團隊的成員最好在職場及社交場合都見過面，成員們便可強化情感紐帶，將其他虛擬同事都當作是實在的人，而非僅存於網絡上的角色。若現實條件不許可，就舉辦一次成員聚會，讓成員之間建立信任和好感，增進彼此的溝通。   資料來源：quartz at work﹑working mother