受新冠肺炎影響，不少公司都開始實施在家工作，對視像會議需求大增。不過，很多員工都用較輕鬆心態看待線上會議，事實上不論是面對面會議還是線上會議，過程中都要非常嚴謹，甚至進行線上會議時更加需要注意細節。以下7大要點，讓大家在進行會議時保持效率和溝通順暢。
1. 提早準備
為確保視像會議能夠順利進行，事前準備相當重要。首先，應該要用文字清楚寫明討論重點、議程和目標，並分配每個參與者必須要發言主題或項目，讓大家作好準備，不用浪費時間在會議中思考。而在會議開始前，參與者應先測試軟件和熟習操作方式，同時檢查保網路連線是否穩定，提前排除各項技術問題。最好準備定備用軟件，並在會議開始前 5至10 分鐘就與成員連線，確保會議能夠準時開始，避免耽誤時間。
2. 慎選會議參與者
開會目的各有不同，因應需要，可能是向上司和同事之間匯報進度，或是眾人一起集思廣益構想項目內容。另外，許多公司亦習慣舉行周會或月會。雖然現時不少視訊會議軟件都支援百過人參與會議，然而視像會議並不適合太多人參與，因此最好只挑選與會議主題有直接關係的人，人數以2至10人最佳。而領導人應該先評估會議必要性以及成果，以調整會議次數及人數。
3. 確認文件版本
視訊會議最大困難就是無法面對面，當你展示圖表、數據或是內容時，可能會因版本不同而造成混淆，讓其他成員們不能馬上理解，進而影響會議進度。因此在會議開始時，應該先確認文件數目及版本，節省會議時間、強化溝通效率。
4. 整理好外表和環境
在會議開始前，大家都必須從4個方面確認，分別是形象、燈光、背景和聲音。首先是形象，若是跟領導層、上司或是別的公司開會，就要穿著正式及整齊，營造專業形象，千萬不要穿著休閒服或睡衣。若果是面對同事，也不要蓬頭垢面，以簡單乾淨衣著最為適合。
燈光方面，開會前要留意環境光源會不會太昏暗，避免讓對方看起來感覺可怕。另外還要留意背後家居環境會不會太亂，稍微整理一下自己開會空間。假若房間太亂或是周遭物品太多，容易讓其他成員分心，默默留下壞印象。最後，盡量選在不會有噪音干擾地方，同時留意空間是否有回音，以及測試一下麥克風收音效果。如果家中有幼兒或是家人正在交談，可以在自己不發言時先關掉麥克風，以免擾亂會議進行。
5. 事先訂好發言規則
視像會議無法實際看到對方，更容易會發生多人同時說話導致會議過程混亂。所以應該先選定一個會議主持者，在會議開始前先介紹每個人職位及負責部分，說明流程，分配好紀錄、提醒時間或決策等工作。大家亦可事前制定議會規則，例如發言前必須做出手勢、規定每個人發言長度或適時提醒，避免混亂之餘，也可以讓會議更有效率。大家亦可事前制定議會規則，例如發言前必須做出手勢、規定每個人發言長度或適時提醒，避免混亂之餘，也可以讓會議更有效率。
6. 保持專注
雖然視像會議跟在公司會議室環境很不同，感覺上沒有人在監管自己，但就算在家開會也必須專注，不要認為別人不會察覺。事實上，當大家都看著屏幕時，若是分心看著地方或做其他事，大家都是看得到。所以千萬不要在開會時偷偷看影片、瀏覽網址或是回覆email。若是會議時間比較長，可以適時小休5至10分鐘再繼續。
7. 總結重點
要讓會議發揮最大效用，就是需要有明確結論和目標。因此在開會時，主持人要在大家快將離題時作出提醒，引導大家返回正確軌道上，讓會議保持效率。會議結束後，必須作出總結，內容可以是「會議結論」、「確認項目負責者及完成日期」、「目標和期望」，同時可以擬定下次會議時間。另外主持者可以在視像會議結束後詢問各人意見，討論有沒有改善空間，讓日後會議進行得更順利。
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