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【職場管理】疫情下員工長期WFH就等於會偷懶效率低?企業領導必須清楚的3大正確觀念!

自武漢肺炎疫情爆發,在這段非常時期,各大企業除實施彈性處理員工的上班安排外,不少員工亦繼續在家工作(WFH)的日子。雖然遙距工作已成為疫情下新常態,更有不少大型企業宣布永久讓員工Home Office。不過,要確保員工能夠順便達到在家工作的預期結果,以下3個要點企業管理層一定要知:   觀念一:不要低估員工的自律性 在家工作無人看管,有些員工可能自律性較低,不小心工作效率就下降。曾經有銀行員工爆出上班時間去行山打卡,還要在網上「開心Share」。這也解釋到為何部分主管往往都會建立嚴格規則,例如要求員工在家工作時長期開啟視像鏡頭,方便能從屏幕中觀察他們一舉一動。 事實上,這種做法不但無法提高生產力,更會破壞員工對公司及領導者的忠誠度。與其要求員工在監督情況下積極工作,不如設定員工工作回報時間表及To-Do-List。企業或各部門可按情況,設定每日固定工作回報時間表,例如在12時或4時請員工報告一下,藉此掌握員工工作進度和成果,也讓員工知道應該要執行哪些工作。此舉能讓員工按進度努力工作,效率自然事半功倍。同時,相比由老闆問起,由員工主動回報會讓彼此感受更好,亦加強信任感。   觀念二:向有需要的員工提供足夠支援 遙距工作缺點是缺乏面對面對話交流,當員工在家工作時,或許會覺得支援不足,往往都是需要自己獨立處理各種難題。久而久之,員工就會積存各種負面情緒,影響工作效率。所以在員工壓力爆發之前,主管應該提供一些渠道可以讓員工發表意見或不滿,例如每天舉行 1 次簡短會議,一位員工大概 5分鐘左右。如果有個別員工需要任何幫助,或者有需要進行深入討論,主管亦可以安排時間更長的面談,打破員工孤立感。   觀念三:保持有效的溝通 工作時必然都會遇到困難,不過有些員工卻不會特別提出討論,可能是認為問題主管和其他人都應該已經知道,並且將會獲得妥善處理。可是在家工作時,溝通或會少於以往各人都在公司時。因此,要讓遙距工作成功,關鍵在於溝通要盡量迅速,而不是一個人埋頭苦幹,或等到有問題時才跟團隊報告。因此,主管應鼓勵員工盡早分享各種訊息及構思,令團隊反應更快,不但能避免鑄成大錯,也能激發出更多創意,提升自身工作表現。  

【團隊關係】想成為眾人想追隨的領袖而不是單純管理者?3大方法提高領導能力!

領導人與管理者最大的分別,你認為是甚麼?真正厲害的領導不但能帶領團隊完成任務,還能幫助每名員工的職涯發展。不過,要成為讓員工心甘情願跟隨的領導人並不容易,除需要不斷在企業和團隊中提升自身影響力,亦要與員工交心,從而讓員工主動積極為團隊創造更多效益。以下有3種提高領導能力方法,助你成為企業中的優秀領袖! 1. 訂立明確而具體的共同目標 傑出的領導人會訂立共同目標,幫助團隊隨時了解他們目前身處哪個階段、正往哪個方向前進,從而知道接下來要如何努力。訂立明確目標,有兩個好處,首先共同目標能夠讓領導者較容易作出決策時,大大提升工作效率。其次,相比起命令,用目標凝聚員工的做法更加有效,除可以確保員工知道自己正在為而忙,更可以釋放出巨大的生產力,以及對工作保持熱情,使他們專注完成最終目標。 2. 適度授權給員工 優秀的領導者不會利用職位上的權力來謀取個人利益,而是明白到團隊是一體,每一個人都同等重要,只有運用其影響力,讓員工各司其職,才能達至成功。所以,領導應通過分享力量和釋放控制權,讓某些員工能夠話事,作出自主發揮、完成該做的事。 當然,放手讓組員全權負責是有風險,若有疏漏,可能危及團隊工作成果或信譽。不過作為領導,不但可以扮演把關角色,更可以從工作中與員工建立強烈信任感。 3. 成為員工的職涯導師 員工職涯發展不只是個人事務,鼓勵他們持續學習,也是身為領導者重要任務。培訓令員工提升技能的同時,亦可增加企業競爭力。不過應該要如何要帶領員工不斷成長? a.看出員工潛力 傑出的領袖要懂得賞識人才,並按員工專屬的強項、天賦和個性類型,給予不同的任務工作。只要讓員工好好發展,才能讓員工充作發揮潛力。 b.強調學習重要性 要讓員工清楚知道,企業非常重視培養員工,更倡導組織內的學習精神,鼓勵員工的自主學習和成長。 c.提供持續培訓 領導者必須向公司爭取足夠資源,為員工提供持續培訓和指導機會,滿足工作和心靈層面的學習。 資料來源:Inc

【職場管理】想指正員工不足但又怕他們「玻璃心」受不住?專家:最好先給予5次正面評價!

當別人做錯事時,你會怎麼做?若果是親人或朋友,你可能會直截指出,對方亦會因為與你有交情而輕易接受意見。可是在職場中,就算領導享有權威地位,但萬一在指出下屬錯誤或不足時表達不當,都會引起彼此之間誤會。那麼怎樣做不帶傷害之餘,又能夠向員工提出回饋,從而提升員工表現及學習能力呢? 1.遵守「5:1原則」 明明領導者曾經稱讚過員工表現優秀,但不少員工表示,當領導指出過自己不足之處後,往往只記得主管說自己哪裡不好,更會懷疑自己是否太玻璃心。但專家指出這是正常表現,事實上員工只要面對過一次負面評語,就需五次正面評價才能抵銷。 所以,當領導想提出有負面意見前,最好先給予員工五次正面評價,可先簡單聆聽對方困擾、表達關懷與支持,也可以是表揚對方優點,並讚賞其付出,接下來才談需要改進地方,會讓員工更易接受。而為避免稱讚過於空泛不真誠,主管平日多注意員工值得稱讚的地方,蒐集具體事實,並分析該行為對團隊有甚麼幫助效益,才稱得上是有效的稱讚。 2.按客觀事實,精確及公正陳述 根據一項企業領導力研究調查,管理層向員工給予工作表現意見時,若能把握精確及公正兩個原則,能提升團隊 39% 績效表現。因此,在作出負面評價時,可以精確詳述具體事件及數字,或是清楚描述何時何地發生你認為需要改進的行為,以及最後造成哪些結果。領導也要謹記將客觀事實,及主觀感受分開闡述,才能做到持平公正。 3.注意語氣態度 就算已經按客觀事實,精確及公正陳述,但指出員工不足時,要留意用字遣詞是否帶有主觀色彩,像是避免使用帶有主觀評價及過於負面字眼,例如「懶散」、「衝動」,至於「不妥」或「不專業」等介乎客觀與主觀的字眼,可在開頭加上「我認為」。切記不要以憤怒或作出過於做出情緒化反應,確保員工知道,儘管你不贊同他的某些行為,但你還是對他有一定支持。同時也不要拿對方跟其他員工作比較,專注在談論你對這位員工的表現與期望。 最後,主管應就員工表現和雙方討論的結果,製定具體改善計畫,可以先訂立下次面談時間,以檢視約定執行進度。期間主管也應主動追蹤員工狀況、留意值得稱讚的表現,作為下次面談開場。一旦主管與部屬建立足夠的信任,部屬也會明白主管「指正」的用心,更能夠發揮改善行為,以及培育人才的功效。

【有錢唔係萬事足】Zoom連續兩年成為最快樂公司!提供甚麼福利最令員工感到幸福?

除薪酬待遇外,近年打工仔都非常重視公司福利。有調查指出,6成人在接受offer時,會將福利納入考慮範圍之一。最近美國職場研究調查公司Comparably根據全美5萬間公司的1,000萬名員工提交的職場幸福調查問卷,評選美國10大最快樂公司。受訪者會根據薪酬、工作與生活平衡、福利及整體文化等範疇,為公司整體體驗評分。結果由創立僅九年的Zoom就擊敗Microsoft、Apple及Google,連續兩年成為最快樂公司。據知Zoom提供不少員工褔利,包括每星期提供4餐午飯、無限休假制度,甚至有書本津貼、股票津貼和健身會藉津貼!到底一間企業提供哪些福利會令員工感到幸福?   ●Zoom員工大讚管理層十分謙虛、有遠見及聰明。去年美國求職網站Glassdoor發布的全美100強CEO中,Zoom行政總裁袁征就曾被評為最佳CEO。   1. 員工分紅 員工分紅是目前求職者最在乎的員工福利。當公司業績有增長時,若與員工一起分享花紅,更能讓員工感覺自己努力受到重視,增加對公司向心力。目前Google、Apple、Amazon、Microsoft 等科技巨頭都設有員工分紅福利制度,出手更是極為大方,也因此成功吸引到全世界最優秀人才。   2. 按員工需要提供更多有薪假期 根據 Glassdoor 調查,約六成受訪打工仔表示除每年的固定有薪假期外,他們希望有更多有薪假期。目前不少外國企業都會按員工需要,提供更多假期。例如IKEA 近幾年提供多達4個月的有薪育嬰假,讓員工可以兼顧育兒與事業。 至於Facebook為員工提供長達20天的喪親假,讓員工好好與至親道別。而隨著性別平權在職場上愈來愈受重視,有不少公司會為女性員工提供每個月的生理假,讓她們有足夠休息時間。   3. 在家工作及彈性工時 新冠病毒疫情爆發後,不只改變生活,就連職場樣貌也同樣產生變化,在家工作和彈性工時成為新模式。不少企業更將在家工作互常化,例如Microsoft、富士通(Fujitsu)、社交平台Twitter和渣打銀行都宣布員工可以永久在家工作。部份企業則讓員工選擇最適合自己的上班時間,員工就能擁有更高自主權,進而有效提升工作效率及創造力。   4....

【企業經營】哪3種壞員工會拖累整間公司?Netflix創辦人Reed Hastings人才管理心法!

影視串流平台 Netflix 上月公佈,2019 第一季度收入超過 45 億美元,全球訂閱用戶達至 1.48 億。雖然目前Netflix非常火紅,影界和科技界巨頭迪士尼和蘋果更各自推出 Disney+...

【職場管理】部屬不信任自己,問意見時小心翼翼只講「好話」?4種方法讓員工願意對你講出真實想法!

相信每一個人都喜歡聽「好話」,而受到職場洗禮,大多數打工仔都習慣對著老闆或主管時,只會說出他們想聽的話。不過對於老闆來講,員工在職場上不願意說出真話,公司上下就不能夠互相建立信任。若然在面對抉擇及取捨時,老闆得到的不是正確資訊及真誠建議,就無法協助自己釐清公司面對的真正問題,可能導致更嚴重後果。以下4大方法,讓員工願意開心見誠暢所欲言!   1.平時多加關心以建立信賴 面對老闆,員工往往都是小心翼翼說話。既然員工一般沒有特別事情,也不會找老闆,所以作為管理層就要主動出擊,擺脫冷漠職場外衣,可以試著跟員工開話題閒聊、關心彼此近況。而遇到事情時,老闆亦要主動釋出誠意,協助員工處理難題。如果過去會幫員工解決問題,員工自然會信任自己。 2.不作情緒化溝通 假如因為自己的疏忽,而將錯誤遷怒到員工身上,員工便不會願意表達真實看法。同時,很多老闆都習慣在開會時搶先說出自己的立場與想法,若果語氣不好,員工就會感覺到不被尊重,也會造成員工不自覺順著你的想法提出意見,而無法聽到真正的看法。因此,管理層在跟部屬溝通時不但要主題明確,亦應真誠表達公司對員工的重視。有些領導者每個月都會和員工進行一對一溝通,除了解員工對其工作看法,解決過往一些分歧,也會藉此明確指出哪裡做得好。如果員工有地方做得不夠好,也不會拐彎抹角,透過蒐集事實,進行坦率溝通,與其達成共識,這樣員工就不會認為管理層總是高高在上,願意提出自己看法。     3.給予足夠肯定 人類需要工作的三大核心理由就是生存、歸屬感與成就感。而工作中的成就感,最直接就是來自於老闆的肯定與讚美。當管理層真誠且慷慨給予員工肯定,員工就會知道他們所做的努力有被看見。 所以,身為一個領導者,讓團隊保持士氣是十分重要,更要給予員工適時鼓勵,不論是在員工提出好的意見、或是提出具有價值的看法時,都要及時地給予肯定或是公開的認同,讓他們能夠獲得成就感。反之,你越是吝於給予肯定,員工就愈不會願意與你分享他們的真實想法。   4.願意承擔責任與風險 每一個人都期望自己的老闆是有擔帶的人,懂得擔負起該有責任。所以如果管理層能夠為自己決策負責,承擔風險,同時包容員工一些小錯誤,願意給予機會讓部屬學習成長,這樣就能減少員工揣測與猜疑,願意說出真實想法,並為領導者效勞,盡全力去拚搏。

【職場管理】如何避免員工心生不滿?注意別犯9個錯誤管理行為!

每年總有不少打工仔立心辭職轉工,有些上司、老闆以為,員工離開主因都是與薪酬待遇及晉升機會有關,但其實他們卻不知自己才是導致人才流失關鍵問題。身為公司領導可以做些甚麼,以避免這種情形發生? 美國雜誌Entrepreneur整理出 9 個可能會影響優秀員工表現及效率的管理行為,如果你是企業領導者,快檢視一下自己有沒有犯下列錯誤吧! 1. 舉行不必要的會議 會議需要為員工創造價值,例如集思廣益,達成關鍵決策或協調工作。如果舉行會議目的不是希望達成這三項,那就應該跳過!沒有價值的會議只會耗費員工時間和心神,不但令人疲乏和不耐煩,也直接影響員工效率。所以每次開會前先仔細思考一下內容,制定一個清晰流程。如果不是太過重要的事情,開會還是可免則免吧。 2. 表達不精簡準確 「讓我們確保在季度末完成項目。」聽起來像是一個明確指示,但實際上並非如此。員工可能會感到困惑,到底這一季指是季初、季中還是季末?很多領導者交派任務時,往往都是表達得不精簡準確。與員工交流目標或其他工作目標時,請提供具體細節,例如直接說明要幾月幾號前完成,以便安排工作時間表。管理者亦應該鼓勵員工在感到不確定時告訴自己,讓彼此更快達成共識。   3. 發出過多資訊量 在很多公司中,每個員工手頭上通常不會只是處理一項工作,如果領導者給某名員工太多資訊,員工就會就會來不及消化,最終可能每件事都做得不好。所以必須向員工提供適當數量的信息,使他們能夠有時間更好的理解和分配,以免降低效率。 4. 回應太少或太慢 當員工提出問題或請求時,有很多領導者不會即時處理。不過對員工而言其實十萬火急,會影響他們後續工作,因此領導不要忽略員工的提問,首先應該判斷問題或事件可否立刻給予答覆。如果是無法盡快回答,那就應該向員工說明你已經得悉並了解相關問題,並讓他們知道自己大概何時會回覆。 5. 試圖控制一切 沒人喜歡在自己工作時,總有人在旁邊指指點點。這樣做對領導自己也沒有好處,因為甚麼都要掌握只會讓自己身心俱疲,自然無法專注在其他重要工作上。事實上,試圖控制一切、要求員工要按照自己做事方法工作是最令員工最受不了。很多事要應該交給員工自由發揮,管太多反而會扼殺員工生產力,並降低他們對創新和對工作的興趣及熱情。因此作為領導,除提出有建設性的指導和建議外,更重要是應放手並給予員工自主決定的空間,讓員工自我感覺能夠獨立地控制自己的工作,包括決定工作方法。   6. 太情緒化 每個人在工作時難免都有會情緒,但是將過多的情緒帶入工作場所可能會損害團隊。舉例來說,如果領導者過於意氣用事、做事太情緒化,員工就會不敢提問或作出討論,久而久之團隊氣氛和工作成效就會降到冰點。因此要如何調節、控制及管理情緒就成為各位企業領導者一個重要課題。只有好好管理自己情緒,才能讓自己在管理公司時更輕鬆地應對,並且團隊會更快樂,提高效率。 7....

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