工作效率

雖然不少成功人士均有早起工作的習慣，如全球首富馬斯克 ( Elon Musk )多次對外表示，自己每天7點起床後便開始工作。然而每個人的生理時鐘不盡相同，有時強迫自己早起工作反而會適得其反，弄巧反拙。根據英國牛津大學近日一項研究顯示，朝九晚五的上班時間，不但違反生理時鐘，而且對工作效率帶來負面影響，更指出「10點前上班，無疑於酷刑」，相信一語道破眾多「打工仔」的心聲！ 研究首先以學生的上課專注程度引入，提到平均年齡10歲的兒童，在早上8點半前無法專注上課；16歲以上的學生，10點後是他們最佳的專心上課時間；大學生的專注力則會在11點後達到頂峰。只要調整上課時間，就能增強專注力與學習效率，從而提高成績10%。 因此，生理時鐘與專注度及效率息息相關。相同理論同樣適用於工作之上，研究點出55歲以下成年人的作息，與一般公司朝九晚五的規律並不相符。故強迫員工在10點以前上班，反而會令他們容易感到不適，心理疲倦，增加精神壓力，從而降低員工的工作專注度與效率。忽略生理時鐘的需要，長遠甚至會影響日常表現，帶來形形色色的生理及心理問題，包括免疫力及記憶力下降、情緒不穩等。 同屬英國牛津大學的博士Dr.Paul Kelly建議，要重視「開始工作的時間」，規劃出與生理時鐘相配的工時，給予員工彈性的上班時間，才是提升工作效率的關鍵所在。

洗手間雖然是企業中一個不起眼的小空間，卻能充分反映企業的管理態度和文化！跨國個人護理用品公司Kimberly Clark就曾在其研究指出，美國有71%打工仔認為洗手間反映了公司的管理，清潔的洗手間會帶來管理良好的觀感。那麼，一個乾淨洗手間對維繫企業形象有哪些重要性呢？ 1.保障員工健康 眾所周知，人的排洩物裡含有大量細菌，並會傳播病毒。因此，乾淨的洗手間能最大限度減低衛生風險保障員工健康。特別在疫情肆虐的時候，清潔得宜的洗手間更為重要，否則隨時成為病毒溫床，後果不堪設想。   2.提升工作效率 小公司的洗手間通常與辦公室位於同一空間。若然洗手間衛生情況惡劣，甚至異味彌漫，員工又如何能專心工作?相反，若然洗手間美觀得宜，可以讓員工舒適地如廁，並順便稍息片刻，輕鬆一下。個人生理事情辦好，做好工作豈不是彈指之間的事而已?   3.提升公司形象 除公司員工外，有時合作對象或客人到訪借用洗手間，若見洗手間衛生條件不錯，如廁過程愉快滿足，自然而然對公司留下良好印象。所謂「魔鬼藏在細節裡」，這些看似無足輕重的細節，往往體現出人們對企業的觀感，決定企業整體形象，決不能馬虎了事。   4.讓員工感到被尊重 員工是企業最珍貴的資產，只有好好對待員工，事無大小都為他們設想，才能得到員工的真心，並願意為之付出。根據美國Bradley Corporation的問卷，75%辦公室員工相信洗手間代表公司對待員工的指標，可見清潔得宜的洗手間會提升員工對公司的滿足感。事實上，洗手間不分豪華簡陋，抑或規模大小，最重要的是必須乾淨，才能為使用者帶來舒服的感覺，體現企業對員工的尊重。「人自重而後人重之」，基本條件如乾淨的洗手間都無法提供，試問又如何令員工信服?     同場加映：好的洗手間應該有哪些配備？ 鑑於疫情的關係，應盡量減少接觸洗手間內的設備為大前提，故感應式的設施不可或缺，以免沾上細菌，如感應式的水龍頭、搓手液機、乾手機等。有些較先進的洗手間，更會配備感應式坐廁，只須輕輕揮手，馬桶蓋隨之打開，如廁後更會自動關上並沖水。除硬件外，較細心的洗手間更會顧慮到使用者的心情，搭配舒適的香薰及放鬆身心的音樂，或掩蓋如廁時可能發出尷尬的聲音，進一步提升使用者體驗。

在大部份職場上，同事之間的年齡有一定差距是平常不過的事，有時年紀輕輕的不一定新鮮人，而是上司，下屬也可能是「食鹽多過你食米」、比你還要資深的Old seafood。事實上，年齡相距3年便有一層代溝，加上背景、履歷、經驗都有差異時，彼此之間的「年齡鴻溝」就會越大，對工作上的交流亦自然有極大影響。少則影響工作的順暢度，大則雙方有機會留下不好的印象，造成職場人際關係轉差，或是增加職場是非。那怎樣才能好工作之餘又建立出一個舒適的工作環境？不妨學識以下7招，正面解決職場代溝！   1.尊重他人發言 即使年齡階級職位不同，但也要尊重他人的發言，不要隨便提出質疑。 討論時，大家可以主動說明自己的困難點或是不同意的原因，但應使用較婉轉的詞彙來表達，例如「因為」、「如果」、「或者」，這樣能會讓對方能靜下心來聽聽你想說的話。而表達自己困難時，要盡量避免使用「但是」、「可是」、「不過」等過於明顯的轉折用詞，以免讓對方覺得你在為自己找藉口。   2. 專注聆聽對方談話 要保持上下溝通順暢，大家都必須花更多時間傾聽第一線執行的困難、彼此對焦，而不是靠著自己過去的經驗與有限資訊判斷。所以當同事所說的話，與自己想法相反時，未必是要立刻回應及表達自己想法，因為這樣往往只會令雙方繼續爭論，甚至可能會吵起來。所以應先冷靜下來，詢問對方「為甚麼你會這麼想？」、「你覺得怎樣會比較好？」，然後認真聆聽回應，並且理解對方說出這些話是否另有涵義。同時也要讓對方知道你有仔細聆聽，亦可確認沒有誤解對方的意思。   3.尊重彼此的專業 大家所處的位置不同，工作性質不同，視野和思考的方式也自然不同。對老臣子來說，有時候要相信一個比自己小20歲的年輕人，會懂得比你更多、能做出更正確判斷，這本身就是一件困難的事。但事實證明，當彼此對於對方的專業有足夠信任，自然相信會做出最好的判斷。   4.不打斷、不武斷批評對方看法 傾聽不打斷，說起來很簡單，但要實際執行其實不容易。當對方想法與自己不同時，並非一味想要否定或說服對方，充分表達自己的想法和立場讓對方了解後，最重要的是讓雙方能達成共識，並找到實際可行的解決方案。這時大家可以使用「開放式問句」，例如詢問對方「你能不能給我些建議讓我避免同樣的問題？」、「你覺得怎麼做能夠更好？」。透過開放式問句讓對方參與決策，能夠讓對方覺得被尊重。 5. 向同事給予讚美 即使年紀有所不同，但對於工作中的成就感，最直接就是來自於肯定與讚美。例如對於同事準時完成工作，或是提供了某程度的協助，就可以給予讚賞或表達感謝。   6. 找出共識及提出開放式問題 工作上難免會出錯，有時同事的一次錯誤，使工作上出現困難波折，但不要只提出批評，更重要的是提出可行的解決方案。切記不要以憤怒或作出過於做出情緒化反應，確保對方知道，儘管你不贊同他的某些行為，但你還是對他有一定支持。   7. 各階級取長補短 年輕一代的思維多數較有新意及前衛，老一輩則較為保守務實，因此每一次的前輩與後輩的互動溝通，都會產生一些化學效應。若兩者放下成見互相學習，就能取長補短，共同進步。 例如前輩向後輩教授經驗時，後輩應耐性耹聽；或是後輩提出前衛意見時，前輩也應接納多元觀點，這樣就能減少代溝，讓公司有更好的發展。

一連幾日的長假期貶下貶眼就快結束了！相信都冇邊幾個打工仔可以避免「長假期後遺症」。不想第二日返工時繼續被holiday mood繼續籠罩、工作時力不從心？其實都有一些方法可以幫助大家盡快調整長假期後心情，重拾工作效率！   「長假期後遺症」是甚麼？ 「長假期後遺症」是一個普遍存在於打工仔的心理現象，常見症狀包括： 身體特徵 工作沒動力 起床感覺痛苦 很疲累 工作欠缺專注力 思考不靈活 情緒特徵： 空虛失落 焦慮煩躁 前一晚難以入睡 出現肌肉酸軟或胃痛等症狀 1.善用時間清理電子郵箱 長假期過後，可能就會堆積一堆未讀電子郵箱。可以善用乘車時間，先掃視所有郵件進行分類，看看哪些急需回覆，同時利用這個動作，令自己更快進入工作狀態。待回到公司後，就回覆重要及緊急郵件，最後就是刪除沒用的垃圾郵件，逐步遠離電子郵箱堆積如山情況。   2.構思To-do list 放完假一想到堆積如山的工作便開始感到恐懼？上班後第一時間先整理好「To-do list」，為各項工作進行時間預算，訂立優先次序及緩急輕重。「To-do list」亦可以讓人作好心理準備，知道有多少項工作需要處理，有效避免做漏。   3.別把自己逼得太緊 正所謂「長命工夫長命做」，放完假回到office後，很多打工仔肉體存在於辦公室，腦袋卻還沒清醒過來。如果時間容許、情況不太迫切的話，太複雜的工作可以留待稍後再處理。當然最理想就是盡量在放假前完成手頭上的工作，這樣就不用假期後一回來就面對堆積如山的工作，令自己壓力爆燈。   4.安排令自己期待的節目 假若不想起床上班，或是假期後一時不適應上班節奏，不妨安排令自己期待的行程，避免假期與上班日的落差太大。例如先想著吃一頓豐富早餐，提起精神，準備應付繁忙一天；Lunch time又可以約同事出外「食餐好」。你亦可安排放工後去行下街，與朋友小聚一下，讓自己有所期待，   5.著手計劃下一次假期 所謂「Work hard，Play hard」不少人視假期為工作動力，所以雖然今個假期已經完結，但意味可以著手計劃下一次假期。現時疫情流行不能外遊，不過去本地酒店Staycation也是不錯選擇，這種期待感會有助讓人保持心情愉快，工作時自然更得心應手！ 6.預防勝於治療 雖然難得放長假，自然會想玩到盡、玩得盡興。但如果要避免「長假期後遺症」，即使是放假，都不要玩到最後一日，應該在返工前一日預留足夠休息時間，調較有規律的作息生活，建議開始上班的前一日可安排一些靜態的室內活動，例如聽音樂或看看書。    

隨着網絡發展，網上的瀏覽器多種多樣。不過，每個打工仔選擇用哪種瀏覽器，看似是不怎麼重要的決定，但原來竟然可以有效預測工作表現及忠誠度？勞動經濟學家 Michael Housman 早前發表針對員工工作效率的研究顯示，兩款瀏覽器Internet Explorer(IE)和Safar會降低員工生產力。 Housman 團隊根據某科技公司網上應徵者填表時選用的瀏覽器軟件，並以此預測員工的工作表現，結果發現，用Firefox或Chrome填表的應徵者，留在這間公司的時間長度，比起那些用IE或Safari的人高出 15%。在缺勤次數上，團隊也發現同樣的落差，使用Firefox和 Chrome的人比起使用IE或Safari的人，缺勤次數少 19% 。工作效率方面，使用Firefox或Chrome的員工在生產力和業績的表現都較好，在同一份工作上會待得比較久，缺勤率也比較低。 Housman 解釋，這些軟件本身並不造成工作表現上的差異，而是這項選擇所揭露出來的心理差異，套用到工作情境中，便代表了許多事情。IE或Safari都是預設的電腦瀏覽器。要使用這些瀏覽器程式，只要打開電腦即可。相反，要使用Firefox和 Chrome這兩款軟件，用家必須先上網去查看有沒有更佳選擇，然後下載並安裝它。 通過這種思考模式，反映有些人傾向於去接受世界原本樣貌，會保持原狀；有部份人人則認為世界是可以改變，他們會去思考：「會不會有更好的方法去處理？」如果有就會付諸行動。有能力改變的員工，遇到問題的時候，比較有會採取行動解決，並調整自己的工作方式，從而讓自己更快樂，間接提高生產力。  

疫情下經濟不景，除失業問題困擾市民外，就算在職人士亦飽受精神困擾，壓力不斷遽增。香港民意研究所早前舉辦公布一項調查發現，35%受訪者經常或間中因工作而感到精神困擾，另外亦有22%受訪者因擔心被解僱而感到精神壓力。面對全球產業的不確定性、工作量過多以及工作模式轉變等挑戰，維持員工士氣與心理健康已成為企業不可忽視的問題，不過具體上應該怎樣解決呢？不妨參考 Google 的「復原力訓練」（Resilience Training）。   「復原力訓練」一般是用在職業運動員，或者軍人身上，旨在維持其心理韌性，調整壓力下的情緒模式及思維的靈活性。不過近來「復原力訓練」也逐漸應是到壓力與日俱增的職場，協助員工恢復心理健康。任職Google健康經理和復原力主管的 Lauren Whitt 表示，公司為130,000名員工設計一套「復原力訓練」。Google認為「復原力」是一種技巧，可以被建立、練習和培養。現時，Google每星期都會聯合曾經歷過高壓情況的奧林匹克運動員、教練、心理學家等共同製作一系列名為「遇見這一刻」（Meet the Moment）的短片，供員工觀看。每段短片都有特定的主題，例如睡眠、呼吸、教育子女和如何避免焦慮，片長約五到六分鐘。Lauren Whitt 指出，呼吸與睡眠訓練都能夠讓員工在工作中得以休息和短暫抽離，經過自我調整後，工作效率將會得到大大提升。   據統計，Google 的 130,000 員工中，有高達 30,000 名員工參與了這項「復原力訓練」計畫。Google更在全球各地舉辦了150場虛擬線上活動，以提升人們對於精神健康的意識，並提出「優先考慮身心健康」的重要性。事實上，早在疫情爆發前，Google 就執行類似的「茶湯計畫」（TEA, Thought, Energy, Attention），意在維持員工的思考、能量、和注意力。Google 鼓勵部門管理者主動詢問員工是否自行察覺目前工作狀態的不對勁。若員工出現過勞情況，就會建議他們利用部分上班時間小睡、運動，甚至准許員工可以有一段「無會議時間」（No meeting）的權利，讓員工安心專注在目前手頭上的工作，減輕負擔。   而曾在 Google、eBay 和摩根大通擔任員工心智訓練負責人的...

好多打工仔明明與其他同事都係同一時間返到公司，但總是覺得時間不夠用，每日需要處理事項到收工都未能完成，結果又要OT。原來除外利用時間管理方式和工作技巧提升效率外，更重要是要找出自己拖延的根本原因。今次就分析4 種心態，徹底擺脫拖延症！   1.表現者：自以為愈近死線會做得更好 這類型的打工仔一般都是 Deadline Fighter（死線戰士），抱著「煮到埋嚟就食」心態，認為愈是時間緊迫和有壓力，就愈能激發潛力，交出令人滿意的成果。雖然的確是有這類人存在，但大多數都是屬於自欺欺人，在時間緊迫情況下，工作時可能未能事事兼顧，或會有所疏漏。這類打工仔一般都是不太懂得將工作分拆和錯估進度，所以應該提早一些開始準備，並學會拆分工作內容，一些較複雜的項目可以預先完成，令整個工作流程更加順暢。 2.自嘲者：只是不想努力 有些人會故意拖延工作，但他們不是沒有能力無法達成那些任務，純粹習慣這種將無所作為歸咎於懶惰或固執。事實上，沒有實際目標和回報，人就會怠惰。面對這種狀況，可以用「誘因綑綁」改善，就是設定一些立即性回報。比如說，用3小時完成工作後，接著就可以放鬆 15 分鐘或做一些自己喜歡的事，適時鼓勵自己，讓疲憊的身心得到需要休息，就有繼續前進的動力。 3.忙碌逃避者：將責任歸咎於工作太多 有些人經常說好忙，抱怨某些工作怎樣做都做不完，但原來「忙碌」都會成為拖延的藉口！這種情況一般都是發生在一些自己不想面對的工作上，因此才用有太多事情需要處理的藉口來迴避，令工作不斷延後。要停止這種拖延心態，就要先正視自己的問題：到底害怕或憂慮甚麼？ 會不會是自己還不熟悉怎麼處理？當理解問題所在時，就要馬上尋求資深同事或主管協助，學會處理方式，日後就不會再害怕類似的工作。 4.尋求新奇事物族群：沒有確實方向 有些人很積極地處理工作，更會經常對此出現不同構思，但亦因此一直開始工作後就不斷「砍掉重練」，結果造成拖延。有源源不絕的方案固然是好，可是假如經常徘徊在起步階段，就難以在期限內完成工作。所以當有構思時，如果大家都同意是好，就應該先繼續嘗試，至少看到成果後，才作出分析反饋，反而可以更精準找到改善方向，這樣就能跟上工作進度，避免原地踏步。   資料參考：businessinsider

好多打工仔明明與其他同事都係同一時間返到公司，但總是覺得時間不夠用，每日需要處理事項到收工都未能完成，結果又要OT，無形中增加壓力，導致惡性循環。原來除外在種種因素影響工作效率外，學識有效工作法可以幫助提高生產力！ 1.找出效率高峰時段 首先要找出自己效率最高峰時段，並盡量在這段時間裡處理較困難的任務，這樣就能在較有動力和精神完成工作。假若早上最有工作效率，那麼一回到公司就著手完成最複雜工作，將輕鬆事項留待下午或收工前完成。 2.在5%工作之中投入100%精力完成 不少人總是希望將每項工作都做到完美，卻沒注意到時間與能力有限，結果反而無法將每件事情都做好。5%原則便是想提醒管理層要清楚員工能力範圍，適量分配任務，而員工接受團體領導者分工後，就在這5%之中投入100%精力完成。 3.設定明確目標 要提高生產力，就要找出當天需要處理的最重要工作任務，並設定目標 ，同時思考工作進行期間可能遇到的困難，從而擬好應對之道。經過此步驟後，便能清楚應如何處理工作，令人更有專注力和動力完成任務，避免花時間在不重要的會議和溝通上。你亦可以利用 80/20 法則來確定哪些是最重要任務，即最重要的事物只佔一小部分，約 20%，其餘 80% 雖佔多數，卻是次要部份，以提升工作效率。 4.制定詳細而又具體的每日時間安排表 工作效率高的人，往往都是按照非常詳細而又具體的每日時間安排表行事，而不是根據待辦事項清單，這樣你就能夠清楚計算自己每日要完成所有工作需要多少時間。然後將一天時間分成若干個時間區塊，再列出日程安排，這樣更易提高工作效率。當然，你需要找到最適合你的工作的時間區塊長短。有些人會將自己的時間段精細到按每五分鐘來劃分，不過一般建議是以每30分鐘為一小塊。最後就是要確保日程的安排涵蓋一切事項，例如查看電子郵件、致電客戶或出席會議。

相信唔少打工仔都試過正在處理其中一項工作途中，突然間上司要你先做其他工作，或是要一邊查閱電郵，一邊覆Whatsapp。可能在管理層眼中，能夠同時執行幾項任務，等於員工工作效率高，不過原來這個觀點是錯誤，不但耗時，而且會令員工業績和專注力會變得更差。 過往大多數人都認為，能夠快速切換工作任務，盡量完成多項任務是代表成效高，但原來這種做法只會換來低下成效及效率。美國史丹福大學一項研究發現，同時處理多項任務比每次只專注於一項任務時需要多花40%時間，而人們平均需要25分鐘才能將專注力重新集中至我們上個被打斷任務。原因是當人將專注力從一項工作轉移至另一項工作時，一小部分思緒仍然會掛心前一個工作。   1. 監察和規劃 我們可以先花點時間記下處理每項任務所需時間，然後認真規劃。另一個方法是先預計完成各項任務所需時間，以便安排各項事情。這種做法有利於我們充分運用時間處理工作。   2. 合適時段內完成相應任務 人們不要嘗試同時做所有事情，而是在合適的時段內完成相應任務。根據每項任務所需時間，將待辦事項分為大、中、小三種，這樣能夠充分運用每天時間，並將工作效率提升至最高。 小型任務代表只需十分短的時間便可完成的項目，例如回覆電郵，一般來說所需時間不多於15分鐘便能完成。中型任務代表只需要花費一些精力和專注力才能完成，但仍相對地容易掌控的工作。至於大型任務所花費的時問和精力最多，需要騰出一定時間完成，所以必須預先作出安排。如果我們能夠在短時間內快速完成中小型任務，就可以把更多精力花在最為重要的大型項目上。   3. 劃分時段 首先，您需要提前計劃每天的日程，以清楚知道自己將要做哪些工作，然後將為工作時間劃分成不同時段，並訂立時間限制，在該時段內必須完成一項任務，中間可加入短暫休息時間，並預備將注意力轉移至下一項工作，效率就會大大提高。 4. 採用番茄工作法 「番茄鐘工作法」是一種時間管理法，在1980年代由意大利人Francesco Cirillo發明。之所以命名為「番茄鐘」工作法，是因為著作中，他所用的時鐘是番茄造型。番茄鐘工作法基本原則是專注在一件事情上 25 分鐘，然後讓自己精神放鬆 5 分鐘，站起來走走、逛逛網頁、聊聊天。藉由高強度專注，再搭配短時間放鬆，讓大腦中資訊可以互相連結，提升讀書與工作效率。只要一直重複這個循環，就能在工作期間維持最高專注力，時間分配上更得心應手。 延伸閱讀：【工作策略】在「專注」與「放鬆」之間輕鬆切換！高效率番茄鐘工作法你要知   5. 加強專注力 強大專注力能夠提高工作效率，不過要如何才能在毫不分心狀態下所完成工作？當中有四大原則： 1.設定與外界隔絕空間和時段，以便工作時不受干擾 2,關掉社交媒體應用程式和通知功能，以免分心 3,對工作感到厭煩時，抵抗住切換任務欲望 4.每天只專注完成重點任務，並必須把完成這項任務看作目標

近日香港交通情況多變，路面有時嚴重受阻，就算幾鍾意返工都有心無力。不少僱主都會考慮讓員工在家工作(Home Office)。事實上「Work from home」在歐美等地已運作多年。曾經有美國調查發現，有91%Home Office員工認為，在家工作會有更好的Work-life balance，而且有8成人認為可以提升工作效率及增加集中力。雖然Home office說起來非常容易，基本上在任何一個地方，有電腦又能上網，就可以處理到公務。不過要落實推行，當中都有不少考慮因素。究竟決定Home Office前，老闆和員工有甚麼需要準備呢？ 1.硬件及軟件問題 現時很多公司都使用雲端系統，不少公司資料、工作系統都以雲端服務作基站，所以只要有電腦上網，就能夠順利處理公司事務。但不少員工家中電腦比較陳舊，導致工作效率未必能跟上要求。所以，當老闆考慮讓員工Home Office之時，首先要考慮就是員工家中硬件能否配合，以維持工作效率。同時，部分公司保安系統嚴密，機密文件眾多，需要連接公司總機才可完成工作，管理層讓員工Home Office時，要先考慮開放應用程式介面(API）。只要盡量做好網絡安全保障，避免系統受到攻擊，就能讓同事不用趕回公司，在家中網絡連接公司系統繼續工作。 2.打破管理至上的公司文化 對於不少企業而言，最怕管理不善。首先準時上班是黃金定律，又希望員工留在公司工作，方便監督，避免員工工作散漫。這些觀念往往沒有考慮到員工實際情況，其實只要員工能夠按時完成工作，表現良好，又何必強調員工一定要回到公司上班呢？因此管理層應該重新看待人手管理與工時問題。 3.訓練及調整在家工作心態 不少員工往往會將Home Office 當成半休假一般，而且家中總有各種誘惑，例如舒服的大床、電視、家中寵物等，導致工作效率和處理能力下跌，可能過了大半日，工作依然沒有進展。所以，員工在家工作時，必須下定決心遠離誘惑，提醒自己雖然是留在家中，但實際上仍是在「返工」，盡量讓自己在工作時保持專注。 4.分配好時間並審視工作進度 Home Office最大好處，當然就是可以自由安排時間。員工可以先與老闆或部門主管溝通，定立彈性工作時間，例如早上7時至中午12時，然後享用午飯，再由3時工作至6時。不過自己安排工作，最怕就是缺乏自律性。員工可以先在記事簿記下將各項工作，定下完成時間、細節及注意事項，同時與主管保持聯絡。這樣雙方都能夠清楚工作狀況，方便審視進度，加快效率。而不論在公司還是在家工作，都應該適時休息，走動一下舒展筋骨，讓腦筋得到舒緩，同樣能夠提高工作效率。 只要設立常規制度，萬一日後再遇上突發情況，大家都可以輕鬆切換至Home Office模式，不論對公司還是員工都是百利而無一害。