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【職場技巧】同時間做幾項工作唔代表會效率高!5大方法助你按時完成目標!

相信唔少打工仔都試過正在處理其中一項工作途中,突然間上司要你先做其他工作,或是要一邊查閱電郵,一邊覆Whatsapp。可能在管理層眼中,能夠同時執行幾項任務,等於員工工作效率高,不過原來這個觀點是錯誤,不但耗時,而且會令員工業績和專注力會變得更差。

過往大多數人都認為,能夠快速切換工作任務,盡量完成多項任務是代表成效高,但原來這種做法只會換來低下成效及效率。美國史丹福大學一項研究發現,同時處理多項任務比每次只專注於一項任務時需要多花40%時間,而人們平均需要25分鐘才能將專注力重新集中至我們上個被打斷任務。原因是當人將專注力從一項工作轉移至另一項工作時,一小部分思緒仍然會掛心前一個工作。

 

1. 監察和規劃

我們可以先花點時間記下處理每項任務所需時間,然後認真規劃。另一個方法是先預計完成各項任務所需時間,以便安排各項事情。這種做法有利於我們充分運用時間處理工作。

 

2. 合適時段內完成相應任務

人們不要嘗試同時做所有事情,而是在合適的時段內完成相應任務。根據每項任務所需時間,將待辦事項分為大、中、小三種,這樣能夠充分運用每天時間,並將工作效率提升至最高。

小型任務代表只需十分短的時間便可完成的項目,例如回覆電郵,一般來說所需時間不多於15分鐘便能完成。中型任務代表只需要花費一些精力和專注力才能完成,但仍相對地容易掌控的工作。至於大型任務所花費的時問和精力最多,需要騰出一定時間完成,所以必須預先作出安排。如果我們能夠在短時間內快速完成中小型任務,就可以把更多精力花在最為重要的大型項目上。

 

3. 劃分時段

首先,您需要提前計劃每天的日程,以清楚知道自己將要做哪些工作,然後將為工作時間劃分成不同時段,並訂立時間限制,在該時段內必須完成一項任務,中間可加入短暫休息時間,並預備將注意力轉移至下一項工作,效率就會大大提高。

4. 採用番茄工作法

「番茄鐘工作法」是一種時間管理法,在1980年代由意大利人Francesco Cirillo發明。之所以命名為「番茄鐘」工作法,是因為著作中,他所用的時鐘是番茄造型。番茄鐘工作法基本原則是專注在一件事情上 25 分鐘,然後讓自己精神放鬆 5 分鐘,站起來走走、逛逛網頁、聊聊天。藉由高強度專注,再搭配短時間放鬆,讓大腦中資訊可以互相連結,提升讀書與工作效率。只要一直重複這個循環,就能在工作期間維持最高專注力,時間分配上更得心應手。

延伸閱讀:【工作策略】在「專注」與「放鬆」之間輕鬆切換!高效率番茄鐘工作法你要知

 

5. 加強專注力

強大專注力能夠提高工作效率,不過要如何才能在毫不分心狀態下所完成工作?當中有四大原則:

1.設定與外界隔絕空間和時段,以便工作時不受干擾
2,關掉社交媒體應用程式和通知功能,以免分心
3,對工作感到厭煩時,抵抗住切換任務欲望
4.每天只專注完成重點任務,並必須把完成這項任務看作目標

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