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【工作策略】在「專注」與「放鬆」之間輕鬆切換!高效率番茄鐘工作法你要知

不少人工作時總是比較容易分心,部份人工作時不忘看看FB覆Whatsapp,又或者在處理其中一項工作中途,突然先做其他工作,大大影響原有工作效率。近日被日本傳媒高度稱讚譽為「台灣天才IT大臣」的行政院政務委員唐鳳在專訪中,分享自己最愛用「番茄鐘工作法」,到底番茄鐘工作法是甚麼?

「番茄鐘工作法」是一種時間管理法,在1980年代由意大利人Francesco Cirillo發明。之所以命名為「番茄鐘」工作法,是因為著作中,他所用的時鐘是番茄造型。番茄鐘工作法基本原則是專注在一件事情上 25 分鐘,然後讓自己精神放鬆 5 分鐘,站起來走走、逛逛網頁、聊聊天。藉由高強度專注,再搭配短時間放鬆,讓大腦中資訊可以互相連結,提升讀書與工作效率。只要一直重複這個循環,就能在工作期間維持最高專注力,時間分配上更得心應手。這個工作法看似非常簡單,但要成功貫徹,其實要配合以下3個步驟,才可以發揮出最大效益!

第1步:計劃流程

專注是一個狀態,目的是讓我們「投入到一件事情」之中。所以我們應該先整理有哪些你必須處理的事情。即使有些項目並不確定,應該先寫下現階段自己能夠做到的事情,讓自己有初步工作目標及方向。一般來講,你應該可以掌握自己每項工作需時多長,再視乎每個事項的輕重緩急與難易程度安排。然後,在每個工作開始前,從清單中找出要優先處理的事項,並列入「今日工作表」中。剩下的工作可以分為「今日待辦事項」和「待確認事情」。另外,你也可以預留空間,記下一些臨時交付於自己的急迫事項。

第2步:紀錄時間

只要完成清單上的一項任務,就在工作表上劃掉。重點是要記下每一項工作實際花費多少時間,幫助自己在日後估算。只要了解自己完成一項工作所耗費時間和心力,才能夠規劃出更精確的番茄鐘工作表。

第3步:回顧及總結

事後檢討和總結是一個重要步驟。從回顧之前完成的事情,就可以找出讓自己逐步提升專注力和改善工作效率方法,同時可以了解自己還需要注意哪些事情,這樣才能方便自己計劃下一步行動。

休息很重要

雖然番茄工作法原則是每工作 25 分鐘,就休息3至5分鐘。不過有時候工作忙,趕著要完成緊急事項,可能會不自覺一連工作幾個小時。其實你可以根據個人需要,度身制定每一節工作時間,例如每工作40分鐘,就休息10至15分鐘。不過,當連續工作差不多2小時之後,就應該安排一次比較長時間的休息,最好介乎15至30 分鐘之間。這段時間也不要做太複雜的事,讓大腦休息一下,或者慢慢整理之前處理的工作內容,這樣就更加事半功倍啦!

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