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說話技巧

【小心勞氣】點解成日鬧員工,佢地都好似聽唔入耳?5個上司鬧員工時要注意的地方!

對上司或主管而言,鬧人往往並非出於本意,更是希望員工進步,或令工作做得更好,故有時候無可避免。無可否認,鬧人是一件吃力不討好的事,既令自己變成「醜人」,使人敬而遠之,又怕鬧人分寸拿捏不好,令員工感到難受。「說話是一門藝術」,鬧人更需要一些技術,把握下列訣竅,下次鬧人時便能「鬧得其所」!   1. 鬧人的內容要具體明確,對事不對人 鬧人是要有目的,不外乎想被鬧者得到進步,避免再次犯下同樣錯誤,而非為鬧而鬧,否則無疑潑婦罵街,只是單純的發洩,欠缺意義。因此,上司鬧人時要準確地指出錯誤,讓對方意識到自己應要改善的地方。儘管有時對方一錯再錯,但都要盡量避免人身攻勢,例如「你呢個人成日都係咁」,對事不對人,減低對方的難受。   2. 盡量私底下解決 所謂「人要臉、樹要皮」,每個人都有自尊,當眾鬧人實際上是相當侮辱的行為,而且更容易引起糾紛。對被鬧者而言,即使知道己所有過,但為了護顧全顏面,會矢口否認,絕不認錯,心生不忿,失去原有知錯能改的意義;若然雙方一時無法控制自己的情緒,更有可能擦槍走火,甚至繼而動武。   3. 避免比較式的罵法 相信小時候父母教訓子女時,總會說「你看別人家的小孩多好」,或把兄弟姊妹作比較,也許說者無心,但聽者有意,每個人各有長短,無謂的比較只會扼殺對方的傻點與努力,使之失去信心,並造成對立,令被鬧者產生敵意,仇視對方。所以上司鬧人時,同樣不妨避免這種比較式罵法,減少對立的情況出現。   4. 有技巧地鬧人 所謂「一啖砂糖一啖屎」,想小朋友乖乖食藥,必先用糖果引誘其聽話。相同道理,就算出於善意而鬧人,都要有技巧地包裝話語,上司可運用「夾心法」的罵法,令對方更易接受批評。即先好好稱讚對方的優點,再針對該改善的地方提出有用建議 ,完結前再次強調其做得好的地方,表達自己對對方的期盼。相較單純的罵鬧,「夾心法」的效果更佳。   5. 少批評,多要求 批評是「唔好做咩」,而要求是「要做啲咩」。前者會讓人覺得既然多做多錯,索性甚麼都不做,自然便不會犯錯,卻永遠不能令對方進步;後者則能令對方知道實際目標,從而有明確的實踐方式。所以上司以後要鬧人時,記得最好說「你之後可以咁做」,而非「你以後唔好咁做」,可能表達意思一樣,但整體感覺大相逕庭。

【提高士氣】7句讓員工真正覺得被激勵的說語

身為一個領導者,讓團隊保持士氣是十分重要,並按照計畫實現團隊目標。激勵員工的方式很多,其中一項就是用說話肯定員工,並向員工表達感謝。當你真誠且慷慨給予員工肯定,他們就會知道他們所做的努力有被看見。以下列出7句應該用來向員工表達感激和認可的話語,下次當你想讚美或激勵員工時,不妨試試! 1.「我真的很高興團隊中有你。」 應該時常讓員工知道,你很高興雇用了他們。這會讓員工感覺在職場上受到肯定、感覺到被需要,同時也會對目前的工作產生安全感,這在公司轉型或大改革時特別重要。 2.「我很感激你。」 小小的鼓勵能使優秀的員工更加努力工作,使團隊走得更長久。特別是對於日復一日必須重複相同工作的員工,更應該時常給予肯定。 3.「你是怎麼辦到的?」 當員工完成令人印象深刻的成就或壯舉時,除了讚美,你可以更進一步的問他們:「你是怎麼辦到的?」好的領導者應該要和員工相互學習彼此的優點,令團隊共同成長。 4.「我可以提供任何幫助給你嗎?」 當老闆主動表示願意提供幫助時,通常會令員工振奮,並感到安心。這種態度是在向團隊表明,當他們需要你的時候,你就在那裡。 5.「你在(具體事項)上做得非常好。」 能夠得到具體的回饋是非常大的動力,因為這表示上司有在關注下屬的努力。管理層必須知道員工的工作內容,並在此基礎上給予員工肯定。「每個員工都應該要有一個了解他們工作細節,並能夠適時提供建議、幫助與回饋的人。」 6.「你還好嗎?」 雖然這個問題看起來有點含糊不清,但一句簡單的關心可能對員工有非常大的意義。這句話可能是普通問候、或是話題結束時的習慣性問句,但也有可能成為拯救在職場中掙扎的員工的一根浮木。 7.「你是這次成功的大功臣。」 讓員工知道他們對於專案的成功,或業務的達標有直接貢獻是很重要的。有時候,別只是說「我們做到了」,給予個別員工肯定將更能激發工作動力與成就感。

【職場生存】犯了錯怎麼辦?4大技巧讓上司不會覺得你在找藉口

職場中或多或少會犯下錯誤,必須接受上級的究責或質詢,這時你會用什麼樣的態度面對?有沒有比猛道歉更好的方法?或是,當這件事其實不是你的錯,該怎麼解釋,才能讓對方不覺得你是在推卸責任?知名專欄作家Kat Boogaard指出,有時一味的攬下所有責任並瘋狂道歉,不會讓你成為更值得信賴的人。懂得衡量情勢並清楚表達,「解釋」和「藉口」其實只有一線之隔。以下4大技巧幫助你領略犯錯時的說話藝術。 1.評估解釋是否必要 當你想要開口為自己解釋之前,先誠實且嚴格面對自己。有些人在面對指責時,會反射性地為自己辯白,但若想要讓自己的話有建設性和說服力,就必須先評估這樣的解釋是否必要。試著想像這個解釋將為自己或團隊帶來什麼樣的影響,若你發現,其實這些話只是為了讓焦點從自己身上移開,而非對整體事件有幫助的話,那你仍然只是在逃避責任。因此,在無法說服自己之前,千萬別衝動出言解釋並說服他人。如果沒有一個好理由,就勇於承擔吧! 2.去除習慣性的包裝用詞 若在評估之後,認為真的有解釋的必要,則必須整理好你要說的話。除了要態度誠懇,另一個重點就是要去除一些習慣性卻容易帶給他人負面感受的包裝用詞。例如:「我現在說的這些不是想要找藉口,其實⋯⋯」、「你知道的,其實這些事不是我的錯,我⋯⋯」「我沒有想要推卸責任,只是這些不是我能掌控的,其實⋯⋯」諸如此類的開頭,是許多人在解釋時最常使用的開場白,但是這種用詞在對方眼裡往往是「他要開始找藉口了」。這些毫無意義其實也不是解釋內容的重點,若能夠直接了當地進入主題,也較能夠避免對方建立「他要開始找藉口」立場。 3.道歉是必要 在解釋過程中,除了釐清問題責任歸屬、清楚表達立場,還有很重要的一點就是要承認錯誤。即使這件事你再怎麼無辜,或是真的有不可抗力的因素而導致錯誤,都一定是有疏失、讓事情未如預期進行。道歉是表明了自己願意在這種情況下,因為所扮演的角色承擔責任,比起再三強調自己不是在找藉口,在小細節中表達的道歉和誠懇的態度更具說服力。 4.將重點放在彌補 願意承認錯誤最好的表現方法就是明確表達出日後將如何彌補,或避免重蹈覆轍。這也是在向上司解釋時的一大主要方向。因為對方不會只想要在解釋中聽到「這不是我的錯」,不論錯誤在誰,既然已經發生,如何改進才是重點。例如你因為公司的印表機壞了而遲交某份報告,「對不起我遲交報告了,因為公司的影印機壞了,我知道其實不是什麼很嚴重的事⋯⋯應該沒有遲太多吧?」這樣的解釋若是換成:「對不起我的這份報告遲交了,很抱歉我沒有抓好時間,在做完之後才發現公司影印機壞了⋯⋯我以後會更加注意並提早完成。」上司聽到會覺得你會有反省。職場中的犯錯其實在所難免,但在面對錯誤時所表現的態度卻是決定能否在其中學習,並展現承擔責任的關鍵。 資料來源:themuse  

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