突發情況

近日香港交通情況多變，路面有時嚴重受阻，就算幾鍾意返工都有心無力。不少僱主都會考慮讓員工在家工作(Home Office)。事實上「Work from home」在歐美等地已運作多年。曾經有美國調查發現，有91%Home Office員工認為，在家工作會有更好的Work-life balance，而且有8成人認為可以提升工作效率及增加集中力。雖然Home office說起來非常容易，基本上在任何一個地方，有電腦又能上網，就可以處理到公務。不過要落實推行，當中都有不少考慮因素。究竟決定Home Office前，老闆和員工有甚麼需要準備呢？ 1.硬件及軟件問題 現時很多公司都使用雲端系統，不少公司資料、工作系統都以雲端服務作基站，所以只要有電腦上網，就能夠順利處理公司事務。但不少員工家中電腦比較陳舊，導致工作效率未必能跟上要求。所以，當老闆考慮讓員工Home Office之時，首先要考慮就是員工家中硬件能否配合，以維持工作效率。同時，部分公司保安系統嚴密，機密文件眾多，需要連接公司總機才可完成工作，管理層讓員工Home Office時，要先考慮開放應用程式介面(API）。只要盡量做好網絡安全保障，避免系統受到攻擊，就能讓同事不用趕回公司，在家中網絡連接公司系統繼續工作。 2.打破管理至上的公司文化 對於不少企業而言，最怕管理不善。首先準時上班是黃金定律，又希望員工留在公司工作，方便監督，避免員工工作散漫。這些觀念往往沒有考慮到員工實際情況，其實只要員工能夠按時完成工作，表現良好，又何必強調員工一定要回到公司上班呢？因此管理層應該重新看待人手管理與工時問題。 3.訓練及調整在家工作心態 不少員工往往會將Home Office 當成半休假一般，而且家中總有各種誘惑，例如舒服的大床、電視、家中寵物等，導致工作效率和處理能力下跌，可能過了大半日，工作依然沒有進展。所以，員工在家工作時，必須下定決心遠離誘惑，提醒自己雖然是留在家中，但實際上仍是在「返工」，盡量讓自己在工作時保持專注。 4.分配好時間並審視工作進度 Home Office最大好處，當然就是可以自由安排時間。員工可以先與老闆或部門主管溝通，定立彈性工作時間，例如早上7時至中午12時，然後享用午飯，再由3時工作至6時。不過自己安排工作，最怕就是缺乏自律性。員工可以先在記事簿記下將各項工作，定下完成時間、細節及注意事項，同時與主管保持聯絡。這樣雙方都能夠清楚工作狀況，方便審視進度，加快效率。而不論在公司還是在家工作，都應該適時休息，走動一下舒展筋骨，讓腦筋得到舒緩，同樣能夠提高工作效率。 只要設立常規制度，萬一日後再遇上突發情況，大家都可以輕鬆切換至Home Office模式，不論對公司還是員工都是百利而無一害。

「天氣不似預期。」我們每日生活工作，難免會遇到各種各樣的突發狀況，打亂原本計劃。不想變得手忙腳亂，臨場應變非常重要。那麼又應該怎樣應付突如其來的情況呢？ 1.先平靜下來 雖然遇到一些突發情況時，通常都是事情非常緊急，但是不要因此而打亂思緒。事情發生時要保持平穩心態去面對，愈急反而愈容易做出錯誤判斷和行動。 2.盡量即時進行處理 遇到突發狀況，拖延是最不可取的。我們不要等待也不能迴避，一定要及時處理，以最快速度把事態控制住，把事情所導致的影響及損失盡量降至最低，以免如同滾雪球般愈滾愈大。 3.保持溝通 不論作為領導或是員工，在遇到突發狀況之後，雙方的溝通也是顯得非常重要，因為大家必須互相幫助合作，才能夠夠更好處理問題。假若兩者都沒有商議，對事件了解不足，這樣不但不未能夠解放問題，還有可能對公司造成更大影響。 4.作出恰當工作安排 處理事情要分輕重緩急，應先放下手上事情，集中處理突發狀況。但假若一些工作同樣緊急，需要盡快完成，那就要記住多線進行，避免因為一件事情就把自己所有工作進度都荒廢。同時，你可以適當向其他人求助，將其中某一件事情拜托同事處理，另外實時跟進進度及反饋，這樣就不會因為事情沒法安排好，影響到整個工作進度。 5.理性分析 要把突發情況處理好，除需要快速學習能力和應變能力，更重要是理性思考分析。一般來說先梳理出原因，思考解決的關鍵，然後提出至少三個或以上解決方法，再從中選出最佳方案，處理突發情況。 6.事後總結，找出原因 突發事情結束之後，我們一定要對查找原因，了解到底是甚麼因素導致情況發生，從源頭上著手解決預防，並總結事件前因後果，以便下次應對類似突發解決方案時，能夠更妥善解決。如果不進行總結，就無法汲取經驗教訓。 7.設立制度 處理好突發危機和事情後，應同時設立一套完整制度。掌握危情處理方法，提高處理危險情況的思考及應變能力，才能保證我們再次遇到這種事情的時候臨危不亂，讓我們處理事情的時候有章可循。