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突發情況

【彈性安排】在家工作效率低?4個不能忽略的Home Office細節!

近日香港交通情況多變,路面有時嚴重受阻,就算幾鍾意返工都有心無力。不少僱主都會考慮讓員工在家工作(Home Office)。事實上「Work from home」在歐美等地已運作多年。曾經有美國調查發現,有91%Home Office員工認為,在家工作會有更好的Work-life balance,而且有8成人認為可以提升工作效率及增加集中力。雖然Home office說起來非常容易,基本上在任何一個地方,有電腦又能上網,就可以處理到公務。不過要落實推行,當中都有不少考慮因素。究竟決定Home Office前,老闆和員工有甚麼需要準備呢? 1.硬件及軟件問題 現時很多公司都使用雲端系統,不少公司資料、工作系統都以雲端服務作基站,所以只要有電腦上網,就能夠順利處理公司事務。但不少員工家中電腦比較陳舊,導致工作效率未必能跟上要求。所以,當老闆考慮讓員工Home Office之時,首先要考慮就是員工家中硬件能否配合,以維持工作效率。同時,部分公司保安系統嚴密,機密文件眾多,需要連接公司總機才可完成工作,管理層讓員工Home Office時,要先考慮開放應用程式介面(API)。只要盡量做好網絡安全保障,避免系統受到攻擊,就能讓同事不用趕回公司,在家中網絡連接公司系統繼續工作。 2.打破管理至上的公司文化 對於不少企業而言,最怕管理不善。首先準時上班是黃金定律,又希望員工留在公司工作,方便監督,避免員工工作散漫。這些觀念往往沒有考慮到員工實際情況,其實只要員工能夠按時完成工作,表現良好,又何必強調員工一定要回到公司上班呢?因此管理層應該重新看待人手管理與工時問題。 3.訓練及調整在家工作心態 不少員工往往會將Home Office 當成半休假一般,而且家中總有各種誘惑,例如舒服的大床、電視、家中寵物等,導致工作效率和處理能力下跌,可能過了大半日,工作依然沒有進展。所以,員工在家工作時,必須下定決心遠離誘惑,提醒自己雖然是留在家中,但實際上仍是在「返工」,盡量讓自己在工作時保持專注。 4.分配好時間並審視工作進度 Home Office最大好處,當然就是可以自由安排時間。員工可以先與老闆或部門主管溝通,定立彈性工作時間,例如早上7時至中午12時,然後享用午飯,再由3時工作至6時。不過自己安排工作,最怕就是缺乏自律性。員工可以先在記事簿記下將各項工作,定下完成時間、細節及注意事項,同時與主管保持聯絡。這樣雙方都能夠清楚工作狀況,方便審視進度,加快效率。而不論在公司還是在家工作,都應該適時休息,走動一下舒展筋骨,讓腦筋得到舒緩,同樣能夠提高工作效率。 只要設立常規制度,萬一日後再遇上突發情況,大家都可以輕鬆切換至Home Office模式,不論對公司還是員工都是百利而無一害。

【職場技能】臨場應變好重要!7個方法應對工作中突發情況

「天氣不似預期。」我們每日生活工作,難免會遇到各種各樣的突發狀況,打亂原本計劃。不想變得手忙腳亂,臨場應變非常重要。那麼又應該怎樣應付突如其來的情況呢? 1.先平靜下來 雖然遇到一些突發情況時,通常都是事情非常緊急,但是不要因此而打亂思緒。事情發生時要保持平穩心態去面對,愈急反而愈容易做出錯誤判斷和行動。 2.盡量即時進行處理 遇到突發狀況,拖延是最不可取的。我們不要等待也不能迴避,一定要及時處理,以最快速度把事態控制住,把事情所導致的影響及損失盡量降至最低,以免如同滾雪球般愈滾愈大。 3.保持溝通 不論作為領導或是員工,在遇到突發狀況之後,雙方的溝通也是顯得非常重要,因為大家必須互相幫助合作,才能夠夠更好處理問題。假若兩者都沒有商議,對事件了解不足,這樣不但不未能夠解放問題,還有可能對公司造成更大影響。 4.作出恰當工作安排 處理事情要分輕重緩急,應先放下手上事情,集中處理突發狀況。但假若一些工作同樣緊急,需要盡快完成,那就要記住多線進行,避免因為一件事情就把自己所有工作進度都荒廢。同時,你可以適當向其他人求助,將其中某一件事情拜托同事處理,另外實時跟進進度及反饋,這樣就不會因為事情沒法安排好,影響到整個工作進度。 5.理性分析 要把突發情況處理好,除需要快速學習能力和應變能力,更重要是理性思考分析。一般來說先梳理出原因,思考解決的關鍵,然後提出至少三個或以上解決方法,再從中選出最佳方案,處理突發情況。 6.事後總結,找出原因 突發事情結束之後,我們一定要對查找原因,了解到底是甚麼因素導致情況發生,從源頭上著手解決預防,並總結事件前因後果,以便下次應對類似突發解決方案時,能夠更妥善解決。如果不進行總結,就無法汲取經驗教訓。 7.設立制度 處理好突發危機和事情後,應同時設立一套完整制度。掌握危情處理方法,提高處理危險情況的思考及應變能力,才能保證我們再次遇到這種事情的時候臨危不亂,讓我們處理事情的時候有章可循。

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