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時間管理

【職場技巧】待辦工作總是做不完?4個步驟規劃有效達成的工作行程!

好多人習慣規劃自己一天工作,但計劃往往趕不上變化。臨時及額外的任務,將本來應該拿來執行正事的時間佔據。然而,這只是未能有效完成待辦事項的原因之一,錯誤的時間規劃方式,同樣都是破壞生產力元兇。事實上在規劃工作行程時,不少人經常高估自己所擁有的時間,總以為自己有8小時可以順利處理各項事情,結果碰到不可控或突如其來的工作項目時,就要面臨做不完的風險。那麼我們應該怎樣設計出可行而能夠達成的工作行程? 能夠「做得完」的行事曆,一般由以下這4個部份組成: -固定事項(回覆email、更新工作日誌) -當天應要完成的任務 -額外事項(開會、答應別人要處理的事情) -休息時間 我們可以先花點時間記下處理每項任務所需時間,然後認真規劃。另一個方法是先預計完成各項任務所需時間,以便安排各項事情。這種做法有利於充分運用時間處理工作。接著再找尋適合的工作方法處理任務,如果沒有頭緒的話,可嘗試以下3種策略: 1. MIT法(Most Important Task First) 過往大多數人都認為,能夠快速切換工作任務,盡量完成多項任務是代表成效高,但原來這種做法只會換來低下成效及效率。美國史丹福大學一項研究發現,同時處理多項任務比每次只專注於一項任務時需要多花40%時間,而人們平均需要25分鐘才能將專注力重新集中至我們上個被打斷任務。原因是當人將專注力從一項工作轉移至另一項工作時,一小部分思緒仍然會掛心前一個工作。運用MIT法,即是先做最重要的任務。你應該在每天的待辦事項中,挑出重要程度最高、最核心任務優先處理。就算有額外事項要處理,但至少完成固定事項及當天應要完成的任務,當達成最有意義的目標,你就會更有成就感。 2.蕃茄鐘工作法 近年相當流行的「蕃茄鐘工作法」是一種時間管理法,在1980年代由意大利人Francesco Cirillo發明。之所以命名為「蕃茄鐘」工作法,是因為著作中,他所用的時鐘是蕃茄造型。番茄鐘工作法基本原則是專注在一件事情上 25 分鐘,然後讓自己精神放鬆 5 分鐘,站起來走走、逛逛網頁、聊聊天。藉由高強度專注,再搭配短時間放鬆,讓大腦中資訊可以互相連結,提升讀書與工作效率。只要一直重複這個循環,就能在工作期間維持最高專注力,時間分配上更得心應手。這個工作法看似非常簡單,但要成功貫徹,其實要配合以下3個步驟,才可以發揮出最大效益! 第1步:計劃流程 專注是一個狀態,目的是讓我們「投入到一件事情」之中。所以我們應該先整理有哪些你必須處理的事情。即使有些項目並不確定,應該先寫下現階段自己能夠做到的事情,讓自己有初步工作目標及方向。一般來講,你應該可以掌握自己每項工作需時多長,再視乎每個事項的輕重緩急與難易程度安排。然後,在每個工作開始前,從清單中找出要優先處理的事項,並列入「今日工作表」中。剩下的工作可以分為「今日待辦事項」和「待確認事情」。另外,你也可以預留空間,記下一些臨時交付於自己的急迫事項。 第2步:紀錄時間 只要完成清單上的一項任務,就在工作表上劃掉。重點是要記下每一項工作實際花費多少時間,幫助自己在日後估算。只要了解自己完成一項工作所耗費時間和心力,才能夠規劃出更精確的番茄鐘工作表。 第3步:回顧及總結 事後檢討和總結是一個重要步驟。從回顧之前完成的事情,就可以找出讓自己逐步提升專注力和改善工作效率方法,同時可以了解自己還需要注意哪些事情,這樣才能方便自己計劃下一步行動。 休息很重要 雖然蕃茄工作法原則是每工作 25 分鐘,就休息3至5分鐘。不過有時候工作忙,趕著要完成緊急事項,可能會不自覺一連工作幾個小時。其實你可以根據個人需要,度身制定每一節工作時間,例如每工作40分鐘,就休息10至15分鐘。不過,當連續工作差不多2小時之後,就應該安排一次比較長時間的休息,最好介乎15至30 分鐘之間。這段時間也不要做太複雜的事,讓大腦休息一下,或者慢慢整理之前處理的工作內容,這樣就更加事半功倍啦!另外,一項工作通常會拆分為幾個番茄鐘,工作者就能估計不同任務需要消耗的時間,例如:當你知道「製作業績周報」這項任務,固定得花 3 個蕃茄鐘,未來在安排行事曆時,你會知道自己今天將用掉 3 個番茄鐘,最多只能再安排 5 個番茄鐘,以免留下一大串沒有劃掉的待辦事項。當然,如果你認為可以專注超過 25 分鐘,也能拉長到 50至90 分鐘,再休息 20至30...

【工作策略】秋天懶洋洋缺乏工作幹勁?4大方法建立高效專屬工作方程式!

天氣漸涼,早上懶得起床,回到辦公室工作時總感覺不起勁。畢竟我們是有血有肉的人,偶然總會沒有心情做事。但每當有任務遲遲未做,卻容易讓情緒陷入低谷。其實透過4大方法,就能建立專屬工作方程式,助你在「工作倦怠期」時輕鬆渡過。 1.設計時間安排表 我們應該先整理有哪些你必須處理的事情。即使有些項目並不確定,應該先寫下現階段自己能夠做到的事情,讓自己有初步工作目標及方向。一般來講,你應該可以掌握自己每項工作需時多長,再視乎每個事項的輕重緩急與難易程度安排。然後在每個工作開始前,從清單中找出要優先處理的事項,並列入「今日工作表」中。剩下的工作可以分為「今日待辦事項」和「待確認事情」。另外,你也可以預留空間,記下一些臨時交付於自己的急迫事項。當完成一項工作就可以刪除,以此讓自己專注於任務進度。   2.著重時間管理 專注是一個狀態,目的是讓我們「投入到一件事情」之中。所以應找出自己效率最高峰時段,安排自己每日「專注時間」,同時搭配「放鬆時間」及「彈性時間」。盡量在「專注時間」內完成較困難的任務,這樣就能在較有動力和精神完成工作。假若早上最有工作效率,那麼一回到公司就著手處理最複雜或緊急工作,將輕鬆事項留待下午或收工前完成。當工作效率處於最高時,應關掉手機,避免打擾和分心。 而當「專注時間」過後,就可以安插一些「放鬆時間」。藉由高強度專注,再搭配短時間放鬆,讓大腦中資訊可以互相連結,提升讀書與工作效率。只要一直重複這個循環,就能在工作期間維持最高專注力,時間分配上更得心應手。特別一提的是,千萬不要把全日都定為「專注時間」,謹記要預留「彈性時間」,方便加插一些突如其來的任務。   3.制定標準工作流程 針對重複和例行工作,你可以建立標準流程,就像工廠般設定一套製作程序,加強效率之餘,同時確保工作能夠按時完成。   4.事先準備好所有材料 工作前先備好所有的所需材料,再全力以赴完成。例如先在網上收集各種資料和文資,然後集中火力撰寫企劃書,反而比盲目蒐集,或是胡亂撰寫更加事半功倍。

【時間管理】全球首富蓋茨同巴菲特都咁樣做!? 3 個有效運用時間資產技巧!

相信大家都知微軟創辦人比爾·蓋茨(Bill Gates)和「股神」 巴菲特(Warren Buffett)都是億萬富翁,兩人更是相識近三十年的好朋友。蓋茲將巴菲特當作人生導師,從巴菲特身上學到許多處世的智慧,對蓋茨生活產生巨大影響,當中最重要的一個觀念是:「不管你有再多的金錢,也買不到最珍貴的時間。」既然每個人一天只有24小時,了解到時間是多麼寶貴的巴菲特一整天只會集中處理最重要事情,從不讓自己被任何沒意義的會議或工作佔據。他認為,做事情跟處理目標都有先後順序,假設有 25 件事要做,就選出最重要的 5 件事,然後專心完成。如果想和巴菲特及蓋茲一樣,適當運用時間資產,外媒《Inc.》建議 3 個做法!   1.規劃一整天任務 不少人每日回到辦公室時,第一時間就會打開電郵和通訊軟件,查看訊息以及了解有多少待辦事項要處理,不過原來這個並不是好習慣。最好做法是先設定每日工作的頭 30 分鐘用是來規畫一整天任務,包括優先順序,以及分配每個任務所需的完成時間,並將相同瑣事集中在一起執行。若果事項太過瑣碎,沒有經過安排就隨意處理,其實是十分消磨時間。   2.保持簡單 最有效的工法方法,就是讓自己保持最簡單!眾所周知,一個會議動輒幾小時,非常消耗時間。而且開會或各項工作複雜程序,其實都會打亂日常流程,導致我們沒有時間好好執行和處理最重要的任務。與其讓自己的在一天內受到不必要的事項干擾,倒不如好好專注眼前要做的事情,省去不必要的會議討論,同時簡化工作程序,讓自己可以集中精力思考和計劃不同策略。 3.訓練大腦學會說「不」 為完成重要目標,你必須學會說「不」,把事情分派出去或向其他同事求救,甚麼都攬在自己身上,到頭來甚麼都做不好。有研究指出,職場上不懂拒絕的人,往往容易過度疲勞、較嚴重者可能因此憂鬱症纏身。蘋果創辦人史蒂夫·喬布斯(Steve Jobs)就是遵守這種生活原則。他表示自己懂得向許多很好的點子說不,只完成專注完成那一個他慎選後覺得最棒的點子,並為他的謹慎選擇感到驕傲。     資料來源:inc.  

【電動車龍頭】市值高達2863億美元超越豐田!Tesla行政總裁馬斯克5大時間管理秘訣

電動車公司Tesla曾被華爾街列為最不可能成功企業,由起初業界對電動汽車不看好,如今Tesla市值不僅超越傳統汽車龍頭豐田(Toyota),更大幅拋離了足足800億,達到2863億美元,一躍成為全球市值最高車企。作為Tesla和太空科技公司SpaceX創始人,馬斯克(Elon Musk)每個星期工作超過100小時,也就是平均每天超過14小時。不少人都好奇這位創業家如何同時忙於管理公司,同時能夠在週末擠出時間陪伴孩子?外媒《Inc.》就歸納出馬斯克的5個時間管理技巧! 1.不過度干預公司營運計畫 大部分CEO會干預營運計畫的擬定與進行,甚至所有細節也要操心。然而,馬斯克他認為營運計畫書最大用途應是吸引足夠的資金,相比在執行前便把所有細節安排好,他傾向在過程中不斷調整。所以馬斯克會選擇在「企業願景」入手,設下明確目標與期望,之後就讓員工負責處理。 2.打斷沒有意義對話 即便似乎有失禮貌,但每當馬斯克察覺對方正浪費他的時間,他便會立刻打斷對方。他認為強迫自己去聽無聊而無用的對話,才是真正的不禮貌。馬斯克拒絕被愚蠢話語影響,也不願迎合他人的胡扯與謬論。 另外,在表達自己意思時,都要保持簡短風格,避免使用囉嗦、含糊不清,或是會產生歧義誤解的詞彙。因此才可以在每週擠出更多時間,做其他更有用的事情。   3.立即離開沒有幫助的會議 眾所周知,一個會議動輒幾小時,非常消耗時間,但假若開會過程中發現已經離題,或是談論著不相關的事,馬斯克就會立刻起身離開會議室。這個原則讓他擁有更多時間,能夠花費在其他更有用或者更有趣的事。除此之外,他也允許員工做相同的事,避免浪費時間。 4.誠實以對,不做無謂堅持 每當公司發生狀況,大多數CEO通常會私下處理,並試圖把它隱藏起來,避免被媒體或競爭對手大做文章。然而,刻意隱瞞不但容易造成更大的公關危機,也增加處理狀況的時間成本和造成精神負擔。因此馬斯克認為誠實以對的作法更有效率,他不會浪費時間在堅持自己的言論及立場,也不害怕抵觸自己所說過的話。 5.果斷決定,而非過度考慮 大部分CEO在採取行動前,容易陷入過度思考與過度分析的困擾。相較之下,馬斯克喜歡果斷決定、承擔附帶風險,並且立即採取行動,而不是等待更大風險來臨。 資料參考:inc

【工作策略】在「專注」與「放鬆」之間輕鬆切換!高效率番茄鐘工作法你要知

不少人工作時總是比較容易分心,部份人工作時不忘看看FB覆Whatsapp,又或者在處理其中一項工作中途,突然先做其他工作,大大影響原有工作效率。近日被日本傳媒高度稱讚譽為「台灣天才IT大臣」的行政院政務委員唐鳳在專訪中,分享自己最愛用「番茄鐘工作法」,到底番茄鐘工作法是甚麼? 「番茄鐘工作法」是一種時間管理法,在1980年代由意大利人Francesco Cirillo發明。之所以命名為「番茄鐘」工作法,是因為著作中,他所用的時鐘是番茄造型。番茄鐘工作法基本原則是專注在一件事情上 25 分鐘,然後讓自己精神放鬆 5 分鐘,站起來走走、逛逛網頁、聊聊天。藉由高強度專注,再搭配短時間放鬆,讓大腦中資訊可以互相連結,提升讀書與工作效率。只要一直重複這個循環,就能在工作期間維持最高專注力,時間分配上更得心應手。這個工作法看似非常簡單,但要成功貫徹,其實要配合以下3個步驟,才可以發揮出最大效益! 第1步:計劃流程 專注是一個狀態,目的是讓我們「投入到一件事情」之中。所以我們應該先整理有哪些你必須處理的事情。即使有些項目並不確定,應該先寫下現階段自己能夠做到的事情,讓自己有初步工作目標及方向。一般來講,你應該可以掌握自己每項工作需時多長,再視乎每個事項的輕重緩急與難易程度安排。然後,在每個工作開始前,從清單中找出要優先處理的事項,並列入「今日工作表」中。剩下的工作可以分為「今日待辦事項」和「待確認事情」。另外,你也可以預留空間,記下一些臨時交付於自己的急迫事項。 第2步:紀錄時間 只要完成清單上的一項任務,就在工作表上劃掉。重點是要記下每一項工作實際花費多少時間,幫助自己在日後估算。只要了解自己完成一項工作所耗費時間和心力,才能夠規劃出更精確的番茄鐘工作表。 第3步:回顧及總結 事後檢討和總結是一個重要步驟。從回顧之前完成的事情,就可以找出讓自己逐步提升專注力和改善工作效率方法,同時可以了解自己還需要注意哪些事情,這樣才能方便自己計劃下一步行動。 休息很重要 雖然番茄工作法原則是每工作 25 分鐘,就休息3至5分鐘。不過有時候工作忙,趕著要完成緊急事項,可能會不自覺一連工作幾個小時。其實你可以根據個人需要,度身制定每一節工作時間,例如每工作40分鐘,就休息10至15分鐘。不過,當連續工作差不多2小時之後,就應該安排一次比較長時間的休息,最好介乎15至30 分鐘之間。這段時間也不要做太複雜的事,讓大腦休息一下,或者慢慢整理之前處理的工作內容,這樣就更加事半功倍啦!

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