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城中熱話 淺談小組委員會職能

[Project Management 101] 淺談小組委員會職能

不論留意時事或在工作時,大家時常會聽到機構在行政上,會成立小組委員會專責對某個項目工作,而這些小組委員會經常效率低下,遭人話柄。

其實,在項目管理學上,成立小組委員會是個不錯的對策。一個機構總不能叫現有人員做些新的項目,不但項目可能不是其專長,更會把工作效率拖低。

項目團隊基本分為兩類,專職團隊(Dedicated Team)和矩陣團隊(Matrix Team)是兩種不同的項目團隊結構,它們在組織和運作方式上有明顯的區別:

  • 專職團隊(Dedicated Team):
    • 定義:專職團隊是一個由特定成員組成的團隊,這些成員專注於單一項目或任務。
    • 特點:成員通常是專門為特定項目而選拔或分配的,他們在項目期間專心致志,不受其他項目的影響。
    • 優勢:專職團隊通常能夠在較短的時間內完成項目,因為成員可以專注於單一任務,無需分心處理其他工作。
    • 限制:然而,專職團隊可能會導致資源浪費,因為成員在項目完成後可能沒有其他工作可做。
  • 矩陣團隊(Matrix Team):
    • 定義:矩陣團隊是由來自不同部門或功能的成員組成的團隊,他們在項目中合作,同時繼續履行原來的部門職責。
    • 特點:成員在矩陣團隊中保留他們的部門或功能角色,同時參與項目工作。
    • 優勢:矩陣團隊允許更好的資源共享,並使組織更有彈性,可以應對多個項目和挑戰。
    • 限制:然而,矩陣結構可能導致成員的工作負擔過重,需要平衡項目和部門職責,可能導致效率下降。

在施政和專案管理方面,這兩種團隊結構都有其應用場景。專職團隊更適合需要高度專業和專注項目,而矩陣團隊更適合需要跨部門合作和資源共享的項目。行政時可以根據具體的政策挑戰和目標,選擇最適合的團隊結構,以實現更有效的政策制定和實施。

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