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【職場管理】總是與員工下屬意見不合並發生衝突?4個步驟圓滿化解!

不論在生活還是在職場上,每個人會有自己想法及立場,難免出現意見不合情況,但如果在與員工或下屬在討論期間不小心就和對方吵起來,這樣就會影響辦公室工作氣氛。那麼有沒有好辦法可以化解衝突之餘,又可以試著互相理解,達成共識呢?以下有4個步驟助你應對!
步驟1.認真聆聽
當員工所說的話,與自己想法相反時,未必是要立刻回應及表達自己想法,因為這樣往往只會令雙方繼續爭論,甚至可能會吵起來。所以應先冷靜下來,詢問對方「為甚麼你會這麼想?」、「你覺得怎樣會比較好?」,然後認真聆聽回應,並且理解對方說出這些話是否另有涵義。
步驟2.清楚表達意思
在溝通時,務必將自己的意思清晰完整地表達出來,要表示「我了解」、「我知道」,讓對方知道你有在聽他說話,讓交流是在彼此理解沒有誤會的前提下產生。當回應對方時,應該選擇比較中性的詞彙,才能表達自己立場之餘,亦能有效降低自己回應時的侵略性,並且更有機會展開進一步溝通。最重要的是不應為宣洩情緒和堅持立場,用負面語言刺激或傷害員工下屬。

步驟3.主動表達困難之處
你可以主動說明自己的困難點或是不同意的原因,但應使用較婉轉的詞彙來表達,例如「因為」、「如果」、「或者」,這樣能會讓對方能靜下心來聽聽你想說的話。而表達自己困難時,要盡量避免使用「但是」、「可是」、「不過」等過於明顯的轉折用詞,以免讓對方覺得你在為自己找藉口。

步驟4.找出共識及提出開放式問題
討論時,並非一味想要否定或說服對方,充分表達自己的想法和立場讓對方了解後,最重要的是讓雙方能達成共識,並找到實際可行的解決方案。這時大家可以使用「開放式問句」,例如詢問對方「你能不能給我些建議讓我避免同樣的問題?」、「你覺得怎麼做能夠更好?」。透過開放式問句讓對方參與決策,能夠讓對方覺得被尊重。
無論如何,工作場合溝通是為解決問題,用這樣的心態來處事,才讓員工或下屬更能好好的在職場上發揮自我。
 

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