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【職場管理】想指正員工不足但又怕他們「玻璃心」受不住?專家:最好先給予5次正面評價!

當別人做錯事時,你會怎麼做?若果是親人或朋友,你可能會直截指出,對方亦會因為與你有交情而輕易接受意見。可是在職場中,就算領導享有權威地位,但萬一在指出下屬錯誤或不足時表達不當,都會引起彼此之間誤會。那麼怎樣做不帶傷害之餘,又能夠向員工提出回饋,從而提升員工表現及學習能力呢?

1.遵守「5:1原則」

明明領導者曾經稱讚過員工表現優秀,但不少員工表示,當領導指出過自己不足之處後,往往只記得主管說自己哪裡不好,更會懷疑自己是否太玻璃心。但專家指出這是正常表現,事實上員工只要面對過一次負面評語,就需五次正面評價才能抵銷。
所以,當領導想提出有負面意見前,最好先給予員工五次正面評價,可先簡單聆聽對方困擾、表達關懷與支持,也可以是表揚對方優點,並讚賞其付出,接下來才談需要改進地方,會讓員工更易接受。而為避免稱讚過於空泛不真誠,主管平日多注意員工值得稱讚的地方,蒐集具體事實,並分析該行為對團隊有甚麼幫助效益,才稱得上是有效的稱讚。

2.按客觀事實,精確及公正陳述

根據一項企業領導力研究調查,管理層向員工給予工作表現意見時,若能把握精確及公正兩個原則,能提升團隊 39% 績效表現。因此,在作出負面評價時,可以精確詳述具體事件及數字,或是清楚描述何時何地發生你認為需要改進的行為,以及最後造成哪些結果。領導也要謹記將客觀事實,及主觀感受分開闡述,才能做到持平公正。

3.注意語氣態度

就算已經按客觀事實,精確及公正陳述,但指出員工不足時,要留意用字遣詞是否帶有主觀色彩,像是避免使用帶有主觀評價及過於負面字眼,例如「懶散」、「衝動」,至於「不妥」或「不專業」等介乎客觀與主觀的字眼,可在開頭加上「我認為」。切記不要以憤怒或作出過於做出情緒化反應,確保員工知道,儘管你不贊同他的某些行為,但你還是對他有一定支持。同時也不要拿對方跟其他員工作比較,專注在談論你對這位員工的表現與期望。

最後,主管應就員工表現和雙方討論的結果,製定具體改善計畫,可以先訂立下次面談時間,以檢視約定執行進度。期間主管也應主動追蹤員工狀況、留意值得稱讚的表現,作為下次面談開場。一旦主管與部屬建立足夠的信任,部屬也會明白主管「指正」的用心,更能夠發揮改善行為,以及培育人才的功效。

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