當別人做錯事時，你會怎麼做？若果是親人或朋友，你可能會直截指出，對方亦會因為與你有交情而輕易接受意見。可是在職場中，就算領導享有權威地位，但萬一在指出下屬錯誤或不足時表達不當，都會引起彼此之間誤會。那麼怎樣做不帶傷害之餘，又能夠向員工提出回饋，從而提升員工表現及學習能力呢？
1.遵守「5:1原則」
明明領導者曾經稱讚過員工表現優秀，但不少員工表示，當領導指出過自己不足之處後，往往只記得主管說自己哪裡不好，更會懷疑自己是否太玻璃心。但專家指出這是正常表現，事實上員工只要面對過一次負面評語，就需五次正面評價才能抵銷。
所以，當領導想提出有負面意見前，最好先給予員工五次正面評價，可先簡單聆聽對方困擾、表達關懷與支持，也可以是表揚對方優點，並讚賞其付出，接下來才談需要改進地方，會讓員工更易接受。而為避免稱讚過於空泛不真誠，主管平日多注意員工值得稱讚的地方，蒐集具體事實，並分析該行為對團隊有甚麼幫助效益，才稱得上是有效的稱讚。
2.按客觀事實，精確及公正陳述
根據一項企業領導力研究調查，管理層向員工給予工作表現意見時，若能把握精確及公正兩個原則，能提升團隊 39% 績效表現。因此，在作出負面評價時，可以精確詳述具體事件及數字，或是清楚描述何時何地發生你認為需要改進的行為，以及最後造成哪些結果。領導也要謹記將客觀事實，及主觀感受分開闡述，才能做到持平公正。
3.注意語氣態度
就算已經按客觀事實，精確及公正陳述，但指出員工不足時，要留意用字遣詞是否帶有主觀色彩，像是避免使用帶有主觀評價及過於負面字眼，例如「懶散」、「衝動」，至於「不妥」或「不專業」等介乎客觀與主觀的字眼，可在開頭加上「我認為」。切記不要以憤怒或作出過於做出情緒化反應，確保員工知道，儘管你不贊同他的某些行為，但你還是對他有一定支持。同時也不要拿對方跟其他員工作比較，專注在談論你對這位員工的表現與期望。
最後，主管應就員工表現和雙方討論的結果，製定具體改善計畫，可以先訂立下次面談時間，以檢視約定執行進度。期間主管也應主動追蹤員工狀況、留意值得稱讚的表現，作為下次面談開場。一旦主管與部屬建立足夠的信任，部屬也會明白主管「指正」的用心，更能夠發揮改善行為，以及培育人才的功效。
