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【職場技巧】待辦工作總是做不完?4個步驟規劃有效達成的工作行程!

好多人習慣規劃自己一天工作,但計劃往往趕不上變化。臨時及額外的任務,將本來應該拿來執行正事的時間佔據。然而,這只是未能有效完成待辦事項的原因之一,錯誤的時間規劃方式,同樣都是破壞生產力元兇。事實上在規劃工作行程時,不少人經常高估自己所擁有的時間,總以為自己有8小時可以順利處理各項事情,結果碰到不可控或突如其來的工作項目時,就要面臨做不完的風險。那麼我們應該怎樣設計出可行而能夠達成的工作行程?

能夠「做得完」的行事曆,一般由以下這4個部份組成:

-固定事項(回覆email、更新工作日誌)
-當天應要完成的任務
-額外事項(開會、答應別人要處理的事情)
-休息時間
我們可以先花點時間記下處理每項任務所需時間,然後認真規劃。另一個方法是先預計完成各項任務所需時間,以便安排各項事情。這種做法有利於充分運用時間處理工作。接著再找尋適合的工作方法處理任務,如果沒有頭緒的話,可嘗試以下3種策略:
1. MIT法(Most Important Task First)
過往大多數人都認為,能夠快速切換工作任務,盡量完成多項任務是代表成效高,但原來這種做法只會換來低下成效及效率。美國史丹福大學一項研究發現,同時處理多項任務比每次只專注於一項任務時需要多花40%時間,而人們平均需要25分鐘才能將專注力重新集中至我們上個被打斷任務。原因是當人將專注力從一項工作轉移至另一項工作時,一小部分思緒仍然會掛心前一個工作。運用MIT法,即是先做最重要的任務。你應該在每天的待辦事項中,挑出重要程度最高、最核心任務優先處理。就算有額外事項要處理,但至少完成固定事項及當天應要完成的任務,當達成最有意義的目標,你就會更有成就感。

2.蕃茄鐘工作法
近年相當流行的「蕃茄鐘工作法」是一種時間管理法,在1980年代由意大利人Francesco Cirillo發明。之所以命名為「蕃茄鐘」工作法,是因為著作中,他所用的時鐘是蕃茄造型。番茄鐘工作法基本原則是專注在一件事情上 25 分鐘,然後讓自己精神放鬆 5 分鐘,站起來走走、逛逛網頁、聊聊天。藉由高強度專注,再搭配短時間放鬆,讓大腦中資訊可以互相連結,提升讀書與工作效率。只要一直重複這個循環,就能在工作期間維持最高專注力,時間分配上更得心應手。這個工作法看似非常簡單,但要成功貫徹,其實要配合以下3個步驟,才可以發揮出最大效益!
第1步:計劃流程
專注是一個狀態,目的是讓我們「投入到一件事情」之中。所以我們應該先整理有哪些你必須處理的事情。即使有些項目並不確定,應該先寫下現階段自己能夠做到的事情,讓自己有初步工作目標及方向。一般來講,你應該可以掌握自己每項工作需時多長,再視乎每個事項的輕重緩急與難易程度安排。然後,在每個工作開始前,從清單中找出要優先處理的事項,並列入「今日工作表」中。剩下的工作可以分為「今日待辦事項」和「待確認事情」。另外,你也可以預留空間,記下一些臨時交付於自己的急迫事項。
第2步:紀錄時間
只要完成清單上的一項任務,就在工作表上劃掉。重點是要記下每一項工作實際花費多少時間,幫助自己在日後估算。只要了解自己完成一項工作所耗費時間和心力,才能夠規劃出更精確的番茄鐘工作表。
第3步:回顧及總結
事後檢討和總結是一個重要步驟。從回顧之前完成的事情,就可以找出讓自己逐步提升專注力和改善工作效率方法,同時可以了解自己還需要注意哪些事情,這樣才能方便自己計劃下一步行動。
休息很重要
雖然蕃茄工作法原則是每工作 25 分鐘,就休息3至5分鐘。不過有時候工作忙,趕著要完成緊急事項,可能會不自覺一連工作幾個小時。其實你可以根據個人需要,度身制定每一節工作時間,例如每工作40分鐘,就休息10至15分鐘。不過,當連續工作差不多2小時之後,就應該安排一次比較長時間的休息,最好介乎15至30 分鐘之間。這段時間也不要做太複雜的事,讓大腦休息一下,或者慢慢整理之前處理的工作內容,這樣就更加事半功倍啦!另外,一項工作通常會拆分為幾個番茄鐘,工作者就能估計不同任務需要消耗的時間,例如:當你知道「製作業績周報」這項任務,固定得花 3 個蕃茄鐘,未來在安排行事曆時,你會知道自己今天將用掉 3 個番茄鐘,最多只能再安排 5 個番茄鐘,以免留下一大串沒有劃掉的待辦事項。當然,如果你認為可以專注超過 25 分鐘,也能拉長到 50至90 分鐘,再休息 20至30 分鐘,也是覆email或打電話的好時機。

 
3. 任務分類法
根據每項任務所需時間,將待辦事項分為大、中、小三種,這樣能夠充分運用每天時間,並將工作效率提升至最高。小型任務代表只需十分短的時間便可完成的項目,例如回覆電郵,一般來說所需時間不多於15分鐘便能完成。中型任務代表只需要花費一些精力和專注力才能完成,但仍相對地容易掌控的工作。至於大型任務所花費的時問和精力最多,需要騰出一定時間完成,所以必須預先作出安排。這種方法還有一個好處,我們的大腦不必一直在各種工作之間切換思維,完成的速度也會加快,強化工作的效率。如果能夠在短時間內快速完成中小型任務,就可以把更多精力花在最為重要的大型項目上。
另外,在計劃工作行程時,不一定只能用「一天」為單位,有時候可以以「一星期」為單位,更能效率分配各任務達成時間。就算其中一日被臨時事項耽擱,也不會過於焦慮。

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