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【生產力秘訣】用盡時間心力仍然做不完?5%原則工作法助你提升效率!

好多打工仔明明與其他同事都係同一時間返到公司,但總是覺得時間不夠用,每日需要處理事項到收工都未能完成,結果又要OT,無形中增加壓力,導致惡性循環。原來除外在種種因素影響工作效率外,學識有效工作法可以幫助提高生產力!

1.找出效率高峰時段

首先要找出自己效率最高峰時段,並盡量在這段時間裡處理較困難的任務,這樣就能在較有動力和精神完成工作。假若早上最有工作效率,那麼一回到公司就著手完成最複雜工作,將輕鬆事項留待下午或收工前完成。

2.在5%工作之中投入100%精力完成

不少人總是希望將每項工作都做到完美,卻沒注意到時間與能力有限,結果反而無法將每件事情都做好。5%原則便是想提醒管理層要清楚員工能力範圍,適量分配任務,而員工接受團體領導者分工後,就在這5%之中投入100%精力完成。

3.設定明確目標

要提高生產力,就要找出當天需要處理的最重要工作任務,並設定目標 ,同時思考工作進行期間可能遇到的困難,從而擬好應對之道。經過此步驟後,便能清楚應如何處理工作,令人更有專注力和動力完成任務,避免花時間在不重要的會議和溝通上。你亦可以利用 80/20 法則來確定哪些是最重要任務,即最重要的事物只佔一小部分,約 20%,其餘 80% 雖佔多數,卻是次要部份,以提升工作效率。

4.制定詳細而又具體的每日時間安排表

工作效率高的人,往往都是按照非常詳細而又具體的每日時間安排表行事,而不是根據待辦事項清單,這樣你就能夠清楚計算自己每日要完成所有工作需要多少時間。然後將一天時間分成若干個時間區塊,再列出日程安排,這樣更易提高工作效率。當然,你需要找到最適合你的工作的時間區塊長短。有些人會將自己的時間段精細到按每五分鐘來劃分,不過一般建議是以每30分鐘為一小塊。最後就是要確保日程的安排涵蓋一切事項,例如查看電子郵件、致電客戶或出席會議。

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