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【武漢肺炎】Home Office開會效率下降易分心?學識7大線上開會技巧!

受新冠肺炎影響,不少公司都開始實施在家工作,對視像會議需求大增。不過,很多員工都用較輕鬆心態看待線上會議,事實上不論是面對面會議還是線上會議,過程中都要非常嚴謹,甚至進行線上會議時更加需要注意細節。以下7大要點,讓大家在進行會議時保持效率和溝通順暢。

1. 提早準備

為確保視像會議能夠順利進行,事前準備相當重要。首先,應該要用文字清楚寫明討論重點、議程和目標,並分配每個參與者必須要發言主題或項目,讓大家作好準備,不用浪費時間在會議中思考。而在會議開始前,參與者應先測試軟件和熟習操作方式,同時檢查保網路連線是否穩定,提前排除各項技術問題。最好準備定備用軟件,並在會議開始前 5至10 分鐘就與成員連線,確保會議能夠準時開始,避免耽誤時間。

2. 慎選會議參與者

開會目的各有不同,因應需要,可能是向上司和同事之間匯報進度,或是眾人一起集思廣益構想項目內容。另外,許多公司亦習慣舉行周會或月會。雖然現時不少視訊會議軟件都支援百過人參與會議,然而視像會議並不適合太多人參與,因此最好只挑選與會議主題有直接關係的人,人數以2至10人最佳。而領導人應該先評估會議必要性以及成果,以調整會議次數及人數。

3. 確認文件版本

視訊會議最大困難就是無法面對面,當你展示圖表、數據或是內容時,可能會因版本不同而造成混淆,讓其他成員們不能馬上理解,進而影響會議進度。因此在會議開始時,應該先確認文件數目及版本,節省會議時間、強化溝通效率。

4. 整理好外表和環境

在會議開始前,大家都必須從4個方面確認,分別是形象、燈光、背景和聲音。首先是形象,若是跟領導層、上司或是別的公司開會,就要穿著正式及整齊,營造專業形象,千萬不要穿著休閒服或睡衣。若果是面對同事,也不要蓬頭垢面,以簡單乾淨衣著最為適合。

燈光方面,開會前要留意環境光源會不會太昏暗,避免讓對方看起來感覺可怕。另外還要留意背後家居環境會不會太亂,稍微整理一下自己開會空間。假若房間太亂或是周遭物品太多,容易讓其他成員分心,默默留下壞印象。最後,盡量選在不會有噪音干擾地方,同時留意空間是否有回音,以及測試一下麥克風收音效果。如果家中有幼兒或是家人正在交談,可以在自己不發言時先關掉麥克風,以免擾亂會議進行。

5. 事先訂好發言規則

視像會議無法實際看到對方,更容易會發生多人同時說話導致會議過程混亂。所以應該先選定一個會議主持者,在會議開始前先介紹每個人職位及負責部分,說明流程,分配好紀錄、提醒時間或決策等工作。大家亦可事前制定議會規則,例如發言前必須做出手勢、規定每個人發言長度或適時提醒,避免混亂之餘,也可以讓會議更有效率。大家亦可事前制定議會規則,例如發言前必須做出手勢、規定每個人發言長度或適時提醒,避免混亂之餘,也可以讓會議更有效率。

6. 保持專注

雖然視像會議跟在公司會議室環境很不同,感覺上沒有人在監管自己,但就算在家開會也必須專注,不要認為別人不會察覺。事實上,當大家都看著屏幕時,若是分心看著地方或做其他事,大家都是看得到。所以千萬不要在開會時偷偷看影片、瀏覽網址或是回覆email。若是會議時間比較長,可以適時小休5至10分鐘再繼續。

7. 總結重點

要讓會議發揮最大效用,就是需要有明確結論和目標。因此在開會時,主持人要在大家快將離題時作出提醒,引導大家返回正確軌道上,讓會議保持效率。會議結束後,必須作出總結,內容可以是「會議結論」、「確認項目負責者及完成日期」、「目標和期望」,同時可以擬定下次會議時間。另外主持者可以在視像會議結束後詢問各人意見,討論有沒有改善空間,讓日後會議進行得更順利。

 

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