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【武漢肺炎】HKTVMall推在家工作計劃被指條件太辣!?4大做法讓企業順利推行Work From Home!

新型冠狀病毒(武漢肺炎)疫情持續擴散,如今香港第三波新冠肺炎疫情持續爆發,感染確診個案急增,不少公司重推在家工作安排防疫,減少員工社交接觸機會。早前香港電視(HKTV)向員工發出電郵,向同事提供100%「在家工作」安排,不過條件似乎比較辣,引起網民討論。想有效和順利實施Work From Home?一眾僱主不妨參考以下4項做法!

HKTV前日向員工發出電郵,指員工選擇100%「在家工作」計劃,須簽署承諾,工作日要全日在家工作, 不能離家出外,即使是散步、用膳、購物也不可以。辦公時間內,要將手機設定為響鬧模式,並於電話鈴聲三聲之內接聽電話,並將公司直線電話轉駁至手提電話。若公司未能聯絡同事,會致電其家居電話。如需進行視像會議,須確保視像鏡頭操作正常。通告亦強調,公司人才管理部會不時抽樣致電員工手機及家居電話,確認其身處位置,如發現同事違反守則,會考慮處以「嚴重處分甚至解僱」。至於放假時行街購物、戲院睇戲、行山等娛樂消遣活動都不准許,更加不可以外出與朋友飯聚。

網民對HKTV做法意見兩極,有人認為公司舉動是為保障員工健康,亦有人質疑公司刻意利用苛刻條件逼使員工回到公司辦公。今年年初,恒生銀行實施在家工作計劃時,有員工於工作時間外出行山消遣,被網民戲稱「行山銀行」,事後6位MT(管理培訓生)接獲公司警告信。自此訂立守則以確保員工在家工作保持效率,就成為企業管理層最苦惱問題。以下4項做法,可以讓一眾僱主參考。
1. 準備線上打卡和雲端平台軟件
為避免員工可能趁著在家工作之時偷跑出去玩,防止類似「行山銀行」事件重演,企業可以引入手機打卡應用程式。員工透過程式,用GPS定位打卡,讓僱主確認員工處於家中工作。當然,若個別員工認為涉及私隱問題,那僱主應該與員工商議,找出雙方都接受的做法。視訊通話老闆與員工溝通的重要橋樑,特別是部份公司有開早會習慣。因此僱主應先研究公司規模和需求,然後引入最適合通訊軟體,例如Google Suite和Zoom等,保持與同事聯繫,提升工作士氣。
另一方面,部分公司保安系統嚴密,機密文件眾多,需要連接公司總機才可完成工作,管理層讓員工Home Office時,要先考慮開放應用程式介面(API)。只要盡量做好網絡安全保障,避免系統受到攻擊,這樣員工不用回到公司,只需待在家中連接公司系統就能繼續工作。

2. 統一部門工作時間
在家工作,員工難免會不如在公司般準時開始工作。所以企業或各部門應該維持如公司般的正常上下班時間,一般來說都是早上9點到晚上6點,或是早上10點至晚上7點。除緊急情況外,其他公事都只在工作時間內商議或解決,盡量員工長時間都不斷接受工作訊息。老闆也應該鼓勵員工維持正常作息,避免在工作時間以外用Whatsapp「轟炸」員工。

3. 設定員工工作回報時間表
在家工作無人看管,有些員工可能自律性較低,不小心工作效率就下降。老闆可按情況,設定每日固定工作回報時間表,例如在12時或4時請員工報告一下,藉此掌握員工工作進度和成果,員工也會逼迫自己努力工作,效率自然事半功倍。同時,相比由老闆問起,員工主動回報會讓彼此感受更好,亦加強信任感。

4. 專人負責紀錄會議結果
如僱主沒有時間一同參與會議,就要選定會議負責人,負責安排議程、主持會議,保證會議在約定時間內結束,並做好會議記錄,以便僱主跟進待辦事項。另外,僱主應該請員工將所有處理事項盡量文件化,讓人看完文件就能了解整進度和結果,不需要再花時間進行口頭報告。

最後,希望僱主們抱持正面心態,對員工信任,避免猜疑 。當然員工也要謹記,僱主願意安排在家工作是為了防疫,若其餘時間照舊外出及聚餐,對減低感染並機會並無幫助。因此員工應該做好本份,避免不必要外出,或與朋友相聚。
 

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