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【武漢肺炎】怕員工偷懶、效率下降?4大做法讓企業順利推行在家工作!

行政長官林鄭月娥昨日宣布,為防止新型冠狀病毒(武漢肺炎)從海外輸入及社區傳播, 採取五項加強措施,包括政府回復特別工作安排,讓公務員在家工作,並呼籲私人企業跟從。隨著疫情蔓延,許多企業都實行在家工作制度,減少社交接觸。然而,到底才能夠有效和順利實施,就成為老闆們最苦惱問題。以下4項做法,可以讓一眾僱主參考。

1. 準備線上打卡和雲端平台軟件

為避免員工可能趁著在家工作之時偷跑出去玩,企業可以引入手機打卡應用程式。員工透過程式,用GPS定位打卡,讓僱主確認員工處於家中工作。當然,若個別員工認為涉及私隱問題,那僱主應該與員工商議,找出雙方都接受的做法。視訊通話老闆與員工溝通的重要橋樑,特別是部份公司有開早會習慣。因此僱主應先研究公司規模和需求,然後引入最適合通訊軟體,例如Google Suite和Zoom等,保持與同事聯繫,提升工作士氣。

另一方面,部分公司保安系統嚴密,機密文件眾多,需要連接公司總機才可完成工作,管理層讓員工Home Office時,要先考慮開放應用程式介面(API)。只要盡量做好網絡安全保障,避免系統受到攻擊,這樣員工不用回到公司,只需待在家中連接公司系統就能繼續工作。

2. 統一部門工作時間

在家工作,員工難免會不如在公司般準時開始工作。所以企業或各部門應該維持如公司般的正常上下班時間,一般來說都是早上9點到晚上6點,或是早上10點至晚上7點。除緊急情況外,其他公事都只在工作時間內商議或解決,盡量員工長時間都不斷接受工作訊息。老闆也應該鼓勵員工維持正常作息,避免在工作時間以外用Whatsapp「轟炸」員工。

3. 設定員工工作回報時間表

在家工作無人看管,有些員工可能自律性較低,不小心工作效率就下降。老闆可按情況,設定每日固定工作回報時間表,例如在12時或4時請員工報告一下,藉此掌握員工工作進度和成果,員工也會逼迫自己努力工作,效率自然事半功倍。同時,相比由老闆問起,員工主動回報會讓彼此感受更好,亦加強信任感。

 

4. 專人負責紀錄會議結果

如僱主沒有時間一同參與會議,就要選定會議負責人,負責安排議程、主持會議,保證會議在約定時間內結束,並做好會議記錄,以便僱主跟進待辦事項。另外,僱主應該請員工將所有處理事項盡量文件化,讓人看完文件就能了解整進度和結果,不需要再花時間進行口頭報告。

最後,希望僱主們抱持正面心態,對員工信任,避免猜疑 。當然員工也要謹記,僱主願意安排在家工作是為了防疫,因此員工應該做好本份,避免不必要外出,或與朋友相聚。

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