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【彈性安排】Twitter宣布員工可永遠Home Office!在家工作成為常態對企業有甚麼利弊?

新冠肺炎疫情下,不少企業要求員工在家工作,以減低集體感染風險。今次疫症令老闆們發覺就算員工不在辦公室,不但無損企業運作,部份員工工作效率更有所提升。美國社交媒體Twitter早前就宣布疫情結束後,員工可選擇永久留家工作。以往本地公司讓員工Home Office情況並不普遍,那麼當管理層考慮設立Home Office制度時,要怎樣權衡利弊呢?由小編跟大家分析一下吧!
Twitter早在3月2日已強烈鼓勵員工在家工作,並於3月11日起強制員工居家工作,是美國首批因新冠肺炎疫情進入在家工作模式的公司。5月12日,Twitter發言人表示過去數個月證明在家工作模式可行,所以員工可選擇永久留家工作。惟部份工作崗位需要或在某些情况下,員工還是需要回到公司上班,負責伺服器保養的人員就是其中之一。

●Twitter總部設在加州三藩市,在全球有超過35間辦公室,包括香港、日本及韓國等地,僱用近5,000個員工。

疫情對在家工作需求帶來重大變化。有調查發現,Home Office有效提升士氣和工作效率,其實讓員工在家工作還有以下好處:
1. 節省支出
英國四大銀行之一的巴克萊,行政總裁斯坦利(Jes Staley)曾表示「將7000人安置在同一建築的想法或已成過去」。而早在疫症爆發前,已有不少大企業包括Amazon、Apple、Dell、IBM、TOYOTA等鼓勵員工Home Office,其中IBM指出讓員工在家工作,可以公司節省上億元支出,把更多資源投放在發展公司核心業務。另外,香港一向寸金尺土,寫字樓租金高企,如果讓員工在家工作,就用不著太大地方,可以轉租一個較小的辦公室,有助減省租金支出。

2. 減低員工流失率
曾有調查指出,員工在家工作後,工作效率提升之餘,也能夠節省上下班的通勤成本,變相能夠抽出更多時間陪伴家人或休息,真做到work life balance,有助保持身心愉快。早前《經濟學人》報導,有近三分之一英國人表示,能否在家工作將會成為他們考慮「跳槽」因素之一。同時有調查指出讓員工在家工作,公司員工流失率由5成下降至低於3成,留住人才對公司長遠發展及盈利增長有幫助。
3. 減少「辦公室政治」
雖然在家工作可能會失去和同事面對面交談機會,但同時可以避免出現與同事或上司相處不來情況,自行在家工作的話,就不用過於在意上司和同事情緒反應,說不定可以更加專注於工作,避免出現「辦公室政治」。
雖然遙距工作對不少企業來說好處多多,但凡事有利必有弊:
1. 與員工距離拉遠
以往員工在辦公室工作,老闆自然很容易掌握每個人工作狀況,在管理上更加輕鬆。實施在家工作後,相信不少老闆都怕員工在辦公時間並非處理公事,早前就爆出有人趁上班時間去行山打卡新聞,結果引起不少人討論。所以雙方必須事先制定清晰工作To-Do-List和死線,並定時向公司匯報,讓上司或主管可以有效檢視工作進度和表現。

2. 容易出現溝通延誤
員工在家工作,最大困難就是無法面對面和同事即時溝通,遇到問題時只能透過打電話和WhatsApp等方法交流,容易造成團隊溝通效率偏低。萬一有緊急情況,但又找不到負責同事,就好大機會被延誤處理。又如利用視像通訊軟開會時,當你展示圖表、數據或是內容時,可能會因版本不同而造成混淆,讓其他成員們不能馬上理解,進而影響進度。因此在會議開始時,應該先確認文件數目及版本,節省會議時間、強化溝通效率。

3. 機密資料外洩風險增加
現時很多公司都使用雲端系統,所以只要有電腦上網,就能夠順利處理公司事務。但部分公司保安系統嚴密,機密文件眾多,需要連接公司總機才可完成工作,管理層讓員工Home Office時,就先考慮開放應用程式介面(API),或透過虛擬桌面(VDI)讓員工以私人電腦遙距取用公司電腦。不過,始終每間公司都會有一些機密文件資料,如果沒有做好網絡保安工作,包括安裝防毒軟件、防火牆或入侵偵測及防禦系統,便有機會令公司資料外洩。因此Home Office雖然方便,卻就要更加注重風險管理,加強網絡安全。
總而言之,「Work from home」是一種趨勢,雖然有很多好處,不過企業要落實推行,當中都有不少考慮因素。所以各種老闆應該根據公司情況,與員工多作溝通,彼此協調如何有效實施在家工作,這樣對公司還是員工才是百利而無一害。

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