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【工作策略】秋天懶洋洋缺乏工作幹勁?4大方法建立高效專屬工作方程式!

天氣漸涼,早上懶得起床,回到辦公室工作時總感覺不起勁。畢竟我們是有血有肉的人,偶然總會沒有心情做事。但每當有任務遲遲未做,卻容易讓情緒陷入低谷。其實透過4大方法,就能建立專屬工作方程式,助你在「工作倦怠期」時輕鬆渡過。
1.設計時間安排表
我們應該先整理有哪些你必須處理的事情。即使有些項目並不確定,應該先寫下現階段自己能夠做到的事情,讓自己有初步工作目標及方向。一般來講,你應該可以掌握自己每項工作需時多長,再視乎每個事項的輕重緩急與難易程度安排。然後在每個工作開始前,從清單中找出要優先處理的事項,並列入「今日工作表」中。剩下的工作可以分為「今日待辦事項」和「待確認事情」。另外,你也可以預留空間,記下一些臨時交付於自己的急迫事項。當完成一項工作就可以刪除,以此讓自己專注於任務進度。

 
2.著重時間管理
專注是一個狀態,目的是讓我們「投入到一件事情」之中。所以應找出自己效率最高峰時段,安排自己每日「專注時間」,同時搭配「放鬆時間」及「彈性時間」。盡量在「專注時間」內完成較困難的任務,這樣就能在較有動力和精神完成工作。假若早上最有工作效率,那麼一回到公司就著手處理最複雜或緊急工作,將輕鬆事項留待下午或收工前完成。當工作效率處於最高時,應關掉手機,避免打擾和分心。
而當「專注時間」過後,就可以安插一些「放鬆時間」。藉由高強度專注,再搭配短時間放鬆,讓大腦中資訊可以互相連結,提升讀書與工作效率。只要一直重複這個循環,就能在工作期間維持最高專注力,時間分配上更得心應手。特別一提的是,千萬不要把全日都定為「專注時間」,謹記要預留「彈性時間」,方便加插一些突如其來的任務。

 
3.制定標準工作流程
針對重複和例行工作,你可以建立標準流程,就像工廠般設定一套製作程序,加強效率之餘,同時確保工作能夠按時完成。

 
4.事先準備好所有材料
工作前先備好所有的所需材料,再全力以赴完成。例如先在網上收集各種資料和文資,然後集中火力撰寫企劃書,反而比盲目蒐集,或是胡亂撰寫更加事半功倍。

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