遠距工作

本港疫情反彈，多個專家認為疫情已經有第 4 波爆發跡象，在這段非常時期，各大企業除實施彈性處理員工的上班安排外，不少員工亦有機會再度面臨在家工作（WFH）的日子。雖然遙距工作已成為疫情下新常態，更有不少大型企業宣布永久讓員工Home Office，但哈佛商學院教授指出企業對於轉換成遠距工作模式有幾個錯誤觀念！   哈佛商學院教授 Prithwiraj Choudhury 專門研究遙距工作效果，他指出企業轉為遙距工作模式的錯誤觀念有以下4個：   錯誤一：員工只能在家工作 新冠肺炎疫情後，很多企業展開在家工作模式，讓員工留在家中工作，讓不少人誤解在家工作就等同於遠距工作。Choudhury 認為新的工作模式應該是讓員工可以到任何地方工作及生活，並非在局限於一個固定地點。   錯誤二：遙距工作是為節省辦公室開支 全球大企業包括Amazon、Apple、Dell、IBM、TOYOTA等向來積極推動Home Office文化，其中IBM更稱措施為公司節省上億元支出。所以不少企業認為遙距工作模式可以有效節省辦公室租金，然而Choudhury 認為這並非首要原因。 Choudhury 表示，吸引和保留人才是企業要轉換成遙距工作模式的主要考慮因素，節省辦公室租只是其次。他強調，新冠肺炎疫情過後企業之間爭奪人才的情況將非常激烈，故如何執行遙距工作模式變得關鍵。   錯誤三：只容許個別員工遠距工作 Choudhury 認為，企業只容許個別員工遠距工作並無作用，反而要由高層帶頭做起，將自己視為遙距工作團隊之一，才有效將遠距工作模式完全滲透整間公司。他指出，部份企業只准一些職位或有需要員工申請遙距工作，但管理層還是要每日回到辦公室，反而令下屬難以脫離辦公室工作。   錯誤四：員工們各自埋頭苦幹 Choudhury 指出，要讓遙距工作成功的關鍵是溝通要盡量迅速，而不是一個人埋頭苦幹，等到完成才跟團隊報告。因此員工應盡早分享各種訊息及構思，而團隊反應也必須更快，才能激發出更多創意。   當然不是所有企業都會將Work From Home恒常化，但在目前又如果有效和順利讓員工在家工作？以下4項做法，可以讓一眾僱主參考。   1. 準備線上打卡和雲端平台軟件 企業可以引入手機打卡應用程式。員工透過程式，用GPS定位打卡，讓僱主確認員工身處固定位置工作。當然，若個別員工認為涉及私隱問題，那僱主應該與員工商議，找出雙方都接受的做法。視訊通話老闆與員工溝通的重要橋樑，特別是部份公司有開早會習慣。因此僱主應先研究公司規模和需求，然後引入最適合通訊軟體，例如Google Suite和Zoom等，保持與同事聯繫，提升工作士氣。 另一方面，部分公司保安系統嚴密，機密文件眾多，需要連接公司總機才可完成工作，管理層讓員工Home Office時，要先考慮開放應用程式介面(API）。只要盡量做好網絡安全保障，避免系統受到攻擊，這樣員工不用回到公司，只需待在家中連接公司系統就能繼續工作。   2. 統一部門工作時間 員工在家辦公，難免會不如在公司般準時開始工作。所以企業或各部門應該維持如公司般的正常上下班時間，一般來說都是早上9點到晚上6點，或是早上10點至晚上7點。除緊急情況外，其他公事都只在工作時間內商議或解決，盡量員工長時間都不斷接受工作訊息。老闆也應該鼓勵員工維持正常作息，避免在工作時間以外用Whatsapp「轟炸」員工。   3. 設定員工工作回報時間表 在家工作無人看管，有些員工可能自律性較低，不小心工作效率就下降。老闆可按情況，設定每日固定工作回報時間表，例如在12時或4時請員工報告一下，藉此掌握員工工作進度和成果，員工也會逼迫自己努力工作，效率自然事半功倍。同時，相比由老闆問起，員工主動回報會讓彼此感受更好，亦加強信任感。   4. 專人負責紀錄會議結果 如僱主沒有時間一同參與會議，就要選定會議負責人，負責安排議程、主持會議，保證會議在約定時間內結束，並做好會議記錄，以便僱主跟進待辦事項。另外，僱主應該請員工將所有處理事項盡量文件化，讓人看完文件就能了解整進度和結果，不需要再花時間進行口頭報告。 最後，希望僱主們抱持正面心態，對員工信任，避免猜疑 。當然員工也要謹記，僱主願意安排在家工作是為了防疫，因此員工應該做好本份，避免不必要外出，或與朋友相聚。