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【職場管理】研究:辦公室顏色影響效率!哪種顏色可以讓「燥底」員工冷靜?

辦公室環境的整潔會不會影響工作效率,向來都有不少人討論。不過大家又有沒有想過顏色與生產力都有一定關係。有研究就發現,有一種顏色會導致工作出錯率提高!又有哪一種色可以幫助「燥底」打工仔回復平靜?一齊睇睇結果啦!

【職場管理】避免質問要從「懂得問」開始 !4大有效提問法培養職場上不可或缺的溝通能力

大家都曾經在會議中遇到上級提問時招架不住,最後變得寧靜「尷尬」場面嗎?在職場之中,上級對下屬的教導、部門同事的交流、跨部門的會議等情況,幾乎都圍繞著發問來打開對話、釐清現況或是促使大家思考解決方案。要知道若然提問方式不當,往往就會變成「質問」,這樣就會導致人與人之間產生緊繃氣氛。以下4大提問方式,讓溝通變得更有效及輕鬆!     在學習如何問出好問題時,首先要懂得區分「提問」與「質問」。不少人發問話的目的往往都是期望答案都必須正確與明確,但這類的發問稱為「質問」而非真正的「提問」。一旦習慣「質問」表達方式,問題本身就變成了一種威脅,並傳達出一種不信任對方的訊號。我們或許都對以下的問句不陌生: 為甚麼做不到? 怎麼會發生這種事? 你打算如何解決? 你確定是這樣嗎? ●當發問者帶有批判與懷疑的態度提出上述問句時,雙方對話壓力隨之而來,被問話者在防衛心理下,往往不想回應或是強烈反擊,容易破壞彼此信任。所以要有意識地提醒自己避免使用「質問」,再慢慢地增加「提問」的頻率。 1.把「為甚麼?」變成「該怎麼做?」 一般人想找出明確原因時,都是用「為甚麼」做為開頭來發問,但是一不小心就會變成質問。而且對被問到:「為甚麼做不到?」被問者很容易覺得自己遭到責備。所以我們要有意識地把「為甚麼」開頭的問題,轉換成「該怎麼做」或「如果有」等語句開頭的提問。例如「該怎麼做才能準時?」就會比「為什麼會遲到?」更讓人願意回答,同時會比較容易把注意力放在理由或原因,而不是對方身上。   提問範例問句: 為甚麼遲到? →有甚麼辦法可以讓你準時到達嗎? 為甚麼要沒有發現有問題?→該怎麼做才能事前就發現問題存在? 為甚麼要拖延?→該怎麼做能才能避免拖延? 為甚麼犯同樣的錯?→今次又再失敗了,你覺得是甚麼原因導致? 2.不要把注意力放在「過去」 有不少人提問時,往往把焦點放在「過去」對方所做得不足之處來加以提問,但一直聚焦於壞的部分,不但不能好好解決問題,更會讓彼此產生隔閡,讓受到指責的人意志消沉而已,而自己亦變得更難看見對方的可能性。因此提問時不要把注意力擺在「過去」,而是要引導對方想出對未來有用的對策,例如「最近有哪些事情做得比較順利?」、「如果依你的想法去改善,你的建議會是甚麼?」、「如果要避免這樣狀況再次出現,我們要注意甚麼?」同時大家都必須花更多時間傾聽第一線執行的困難、彼此對焦,而不是靠著自己過去的經驗與有限資訊判斷。   3.意見與提問的比例為「1:3」 大部分的人在溝通時,都想說出自己的意見,但單是把意見說出來就能加深關係的情況卻不多,因為每個人對於說話會有不同理解,有時會。讓人想到說出這些話是否另有涵義。所以應該引導對方說出自己的意見,並且接受它,再透過進一步追問讓對方不斷說出自己的想法,從而重點減少自己的意見表達。建議將意見與提問的比例大約在「1:3」左右,即是年說出一個自己的意見,就要向對方提出三個提問。   4.找出彼此共識 當對方與自己想法相反時,未必是要立刻回應及表達自己想法,因為這樣往往只會令雙方繼續爭論,甚至可能會吵起來。所以應先冷靜下來,詢問對方「為甚麼你會這麼想?」、「你覺得怎樣會比較好?」, 這樣的開放式問法偏向引導與探索,有助被問者延伸思考,自行找出答案。事實上,工作上難免會出錯,有時同事的一次錯誤,使工作上出現困難波折,但不要只提出批評,更重要的是提出可行的解決方案並達成共識,因此提問的心態應採取「學習式」而非「批判式」。切記不要以憤怒或作出過於做出情緒化反應,確保對方知道,儘管你不贊同他的某些行為,但你還是對他有一定支持,自然漸漸可以培養和諧關係、建立彼此信任。            

【職場管理】長時間進行視像會議出現焦慮點算好?微軟5大方法助員工遠離「Zoom疲勞」!

因應新型冠狀病毒肺炎疫情,為減輕傳播風險,不少企業實行遙距或在家工作(Home office),視訊會議軟體Zoom更一夕爆紅。原本以為人們會享受在家工作的寧靜,事實卻相反,當在家工作愈久,就會愈易忘記上下班概念,開會次數增加、長時間近距看著螢幕更會引發「Zoom疲勞」(Zoom fatigue)現象,令人出現注意力不集中、疲勞或焦慮的情況,身體及精神壓力甚至大過在辦公室面對面開會!針就對此現象,美國史丹福大學及微軟利用腦電圖等方法進行研究,觀察人腦在長期處於視訊會議中的變化,並提出 5 大方法幫助打工仔遠「Zoom疲勞」! 美國史丹佛大學虛擬人際互動實驗室(VHIL)的主任Jeremy N.Bailenson發表一項最新研究,指因應疫情的新型態工作方式使上班族出現「Zoom疲勞」或「鏡子焦慮症」現象,具體症狀包括倦怠、焦慮及虛脫等。Bailenson指出,導致「Zoom疲勞」主因是,人們在視訊時會看到自己影像,不自覺會作出自我評估,身體移動減少,強迫自己注意坐姿與儀容端正。另一方面,為了讓其他人即使隔著螢幕也了解自己想傳達的內容,人們也必須用更強烈的表達方式,例如用力點頭或豎起大拇指,增加眼神交流,使人長期處在緊張與亢奮狀態,同樣會帶來更多壓力及負擔。另外,長時間坐在電腦桌前參與視訊會議,也容易導致身體僵硬。而研究對Zoom 用戶進行調查後,發現有 5.5% 的男性會感到極度疲勞,而在女性中,此比例高出 1...

【職場管理】「豬隊長」隨時激走好員工!5大災難型主管特質逐個數!

相信大部份打工仔最怕就是和直屬主管相處不來。如果遇上的是「豬隊長」,更可能隨時影響整個團隊士氣。今次就整理出4大會阻止員工發展的行徑的主管特質,如果你是一名主管,快檢視一下自己有沒有犯下列錯誤,盡力避免讓自己成為這5種人,免得員工受不了而紛紛走人。 1.控制狂型 控制狂型主管喜歡掌控公司及員工大小事情、即使沒有專業知識,也會熱衷提出各種建議及意見。這些職場上的「控制狂」相信,如果不牽著員工的手,進行每分每秒監察,員工便不能夠好好處理所有工作。可是在這樣情況下,不但會影響對公司的正常管理,員工自然會感受到一股無形的壓迫感,工作時更痛苦,最終迫使他們離開公司。 2.焦慮型 焦慮型主管擅於觀察他人的心情變化,也容易說出討好的話,多半容易親近。但由於這類主管對於人的情緒變化敏感度極高,所以他們也很容易出現公私界線不明,甚至過度關心下屬私事的情況。同時他們充不擅處理情緒,一旦工作壓力超過負荷,他們就會出現易怒、情緒勒索等情況。 3.敷洐型 相比其他類型,迴避型主管容易出現決策沒有效率、一請再請才有動作,甚至是過度講求程序的行為。全因他們不想惹事上身,在組織裡當個爛好人,更可能會為推卸責任,而拒絕參與溝通協調、談判等麻煩事。最後甚至推遲決策、錯失關鍵會議及任務,造成整體進度延遲,而員工只能自求多福。 4.朝令夕改型   朝令夕改型主管內心既有親近人的渴望,又有避開麻煩事的傾向,充滿矛盾的內心。這類主管最典型的狀態就是今天說的與昨天不一樣,言行經常自相矛盾,讓下屬疲於奔命。遇到朝令夕改型主管,下屬最好能第一時間識辨,並學會自己分辨事務優先順序及果斷決策,否則只應付一日多變的任務,造成自己身心俱疲,更影響工作效率。 5.欺瞞壓榨型 這種心機重的主管經常會盡各種欺瞞奉承的技倆討好老闆上司,務求粉飾太平。可是真實的狀況是下屬們對任務想達成的目標及做法缺乏了解,普遍沒有信心,也不知該如何執行。這時他們就會壓榨員工,以各種理由威脅下屬,例如沒有達成目標的話,不但沒有獎金,可能會被公司「炒人」。萬一遇到事情,也絕對會找替死鬼卸責。 若不幸遇到以上各類主管,請給自己一段時間,好好發揮所長,或另找機會升職甚至轉調他組,否則影響的是自己的工作動力與效能。  

【工作效率】「兩個Pizza」原則助攻亞馬遜稱霸電商市場!企業主管必學敏捷式管理3大要點!

一個團隊由多少人組成才是最適合呢?不少企業都有「人多一定好辨事」觀念,但原來要組建一支有效團隊時,規模大並不一定是好事。隨著團隊人數增加,更需要多花時間溝通和交流,反而會降低個人和團隊生產力。電商巨頭亞馬遜(Amazon)就以「兩個Pizza原則」(Two Pizza Rule),規定會議及團隊人數,都不該超過兩個薄餅能餵飽的人數,以提高工作效率,帶動品牌賺大錢! 團隊中人愈多,代表有越多的東西需要協調管理,浪費更多時間成本。為提高效率,Amazon創辦人貝索斯(Jeff Bezos)就想出一套敏捷式的管理技巧,正是「兩個薄餅原則」。他認為無論是會議、還是工作團隊的組成,都不該超過兩個薄餅能餵飽的人數。貝索斯認為,一個較小的團隊,花在管理和讓員工隨時進入工作的時間會更少,而花在需要做的事情上的時間就更多。因此他儘量縮減不必要的會議,而參與會議的人數也要精簡。通過「兩個薄餅」的組織方式,團隊更能有效地為亞馬遜每年開發新產品,並拓展新業務,以維持「電商王國」的稱號。 「兩個薄餅原則」也能夠有效防止Free rider出現。沃頓商學院的管理學教授Jennifer S. Mueller表示,早在社會心理學初創時期,就有人提出團隊規模的問題。她回想起1861年的法國農業工程師Maximilian Ringelmann在早期研究中,發現拉繩子的人越多,人均出力越少。近年不少企業都重視「團隊建立」(Team Buidling),希望提升一眾員工之間的凝聚力,回到公司後緊密合作。可惜團隊總會有Free...

【職場管理】凡事插手只會累死自己同員工!主管必學3招放下控制欲!

不知道各位打工仔有沒有遇過一些喜歡掌控公司及員工大小事情、即使沒有專業知識,也會熱衷提出建議的老闆或主管呢?這些職場上的「控制狂」相信,如果不牽著員工的手,進行每分每秒監察,員工便不能夠好好處理所有工作。可是在這樣情況下,不但會影響對公司的正常管理,員工自然會感受到一股無形的壓迫感,工作時更痛苦,最終迫使他們離開公司。身為主管,如果不希望成為員工心目中的控制狂,那就要學識放下控制欲! 1.適當授權及建立信任 控制狂上司會把所有指示都寫給你,要求你確認你做的每一件事,甚至在最後限期前跟進無數次。他們堅持審查你所做的一切,因為他們覺得如果出了甚麼問題,一定是員工的錯。這種行為會造成一個不舒服及高壓的工作環境。其實當事情進展順利時,上司只需向員工詢問進度即可,從而表現你對員工的信任;而當事情出錯時,掌握進度的上司應可立即修正,以及制定計劃,避免將來出現相同的錯誤。同時主管更建立一個觀念:「現場人員就是最高決策者」,也就是得適當授權。始終只有現場人員才是最清楚應該怎樣做,因此當掌握授權的核心價值觀後,領導者應該找出值得信賴的員工,把權力下放給他們,讓他們執行其餘細節,接著再依各個管理細節對症下藥,並把力氣花在思考更重要的經營決策上,才能真正改善的問題。 2.不要太依賴「制度」 除授權和給予部屬信任以外,另一個使管理更精簡的方式,就是不要太仰賴「制度」。雖然制定標準化流程,能夠有效提升生產效率,但不一定能培養員工創造力。為避免因僵化制度而扼殺靈感,你可以將實際做法交由員工自行決定。舉例來說,有的人想到新方法,會馬上試行;有人偏好先寫企畫書,清楚表達概念後,再與同事分工合作。只要管得少一點,制度更彈性一點,讓每個人發揮所長,員工就有機會用自己的方找到實踐的舞台,同時會更樂意付出。另一方面,主管也可以藉著減少會議及教育訓練,讓團隊更自由,深化工作動能。 3.鼓勵所有員工提出意見,而非只聽從命令 控制狂老闆不喜歡聆聽別人的意見,即使員工提出具建設性的建議,他們也不屑一顧,令員工非常沮喪。的確很多控制狂上司通常不是好的聆聽者,他們傲慢的態度會令自己與團隊愈走愈遠。所以正確做法應該是鼓勵所有員工提出意見,而非只聽從命令。同時領導可以嘗試根據員工需求、想法和回饋來為給予意見。運用開明管理,敢放手讓員工嘗試,員工才能充份發揮,不斷湧出新靈感,有利公司發展。

【激發團隊力】點樣先可以令員工自己進步?主管必學G.R.O.W成長對話模式!

傳統的領導與員工對話,主要是主管給予建議和分享知識,但年輕一代管理層如果想要展現領導力的話,那就要與時並進,拋棄舊有對話模式。成長對話模式(GROW model)層於教練式領導的基本功,不但能協助部屬去除干擾,認清目標,更容易鼓勵員工創意,激發內在潛能,讓員工慢慢進步。   Goal:釐清及確認終極目標 主管與員工對話之中,首先要釐清及確認團隊的終極目標(Goal)。你可以說:「上次你提了A計畫,現在提出B計畫,你希望達成甚麼目標?哪個方案更有助達到?」 Reality:了解現狀 接著就是以確定了的目標來探索現狀(Reality),藉由數個問題將真實狀況如拼圖般湊出全貌,評估現況、釐清可能的結果與影響,同時預測當中會遇到哪些障礙。 Option:列舉可能方案 當確認哪些可能的方案目標與現況的全貌後,再討論有哪些處理或解決方案,盡可能列舉多樣化的策略或方案(Option)。「有哪些方法可以解決?」、「各種方法又有甚麼優缺點?」 Way forward:決定前進方式 最後一步才是決定行動(Way forward),討論選出最適合方案,規劃後續執行步驟。你可以問下屬員工:「方案在執行過程中可能遇到甚麼障礙?你準備如何克服?」,或是「執行時需要運用哪些資源?」 激發團隊力 問對問題、才能用最快的時間找到困難所在,對症下藥。成長對話模式的流程有助加速決定速度,幫助員工減少干擾和釐清思緒,並將挑戰劃分成較小零可行的任務,通過提問,幫助屬下釋放信念、熱情以及專注,並讓他們能夠自由地使用所擁有的資訊,才是讓團隊能快速前進的有效方法。  

【職場管理】唔想糾正下屬同事錯誤時得罪人又尷尬?用「肥皂水效應」讓對方愉快地接受你的批評!

人人都希望得到讚美,而對於負面評價,很少人能夠做到坦然接受。在職場中,就算領導享有權威地位,但萬一在指出下屬或同事工作有問題時表達不當,往往會引起彼此之間誤會。到底要如何得體指出問題,同時避免對方反感?不妨學識「肥皂泡效應」,用讃美來配合批評,減低傷害之餘,仲可以保住對方顏面,欣然接受「負皮」! 甚麼是「肥皂水效應」? 相信使用剃刀刮鬍子的男士會更易明白,如果只係用剃刀直接的刮鬍子,是很容易弄損皮膚,但如果先塗上肥皂水,就可以減輕刮鬍子時的不適。而管理學中的「肥皂水效應」,就是在給予糾正時能顧及他人感受,將批評夾雜在讚美中,使人能夠愉快地接受別人對自己的批評,換一種方式來講就是以讚美的形式巧妙地替代批評的直白字眼。 1.先以讚美肯定對方的努力 明明領導者曾經稱讚過員工表現優秀,但不少員工表示,當領導指出過自己不足之處後,往往只記得主管說自己哪裡不好,更會懷疑自己是否太玻璃心。但專家指出這是正常表現,事實上員工只要面對過一次負面評語,就需五次正面評價才能抵銷。所以,當領導想提出有負面意見前,最好先以讚美的話來肯定員工下屬的努力,亦可以先簡單聆聽對方困擾、表達關懷與支持,也可以是表揚對方優點,並讚賞其付出,接下來才談需要改進地方,會讓員工更易接受。而為避免稱讚過於空泛不真誠,主管平日多注意員工值得稱讚的地方,蒐集具體事實,並分析該行為對團隊有甚麼幫助效益,才稱得上是有效的稱讚。不過,大家都必須注意邏輯和褒貶比例。如果讚美之處和需要改進的地方相互矛盾,反讓人覺得虛假且邏輯不通。再者,萬一讚美太多、批評太少,表達太委婉,也容易讓被批評者忽略錯誤,誤以為自己做得很好而被稱讚。 2.按客觀事實,精確及公正陳述 根據一項企業領導力研究調查,管理層向員工給予工作表現意見時,若能把握精確及公正兩個原則,能提升團隊 39% 績效表現。因此,在作出負面評價時,可以精確詳述具體事件及數字,或是清楚描述何時何地發生你認為需要改進的行為,以及最後造成哪些結果。領導也要謹記將客觀事實,及主觀感受分開闡述,才能做到持平公正。   3.注意語氣態度 就算已經按客觀事實,精確及公正陳述,但指出員工不足時,要留意用字遣詞是否帶有主觀色彩,否則會讓對方感到不是味兒,得不到預期效果之餘,更會讓事情惡化。大家應該避免使用帶有主觀評價及過於負面字眼,例如「懶散」、「衝動」,至於「不妥」或「不專業」等介乎客觀與主觀的字眼,可在開頭加上「我認為」。切記不要以憤怒或作出過於做出情緒化反應,確保員工知道,儘管你不贊同他的某些行為,但你還是對他有一定支持。同時也不要拿對方跟其他員工作比較,專注在談論你對這位員工的表現與期望。最後,主管應就員工表現和雙方討論的結果,製定具體改善計畫,可以先訂立下次面談時間,以檢視約定執行進度。期間主管也應主動追蹤員工狀況、留意值得稱讚的表現,作為下次面談開場。一旦主管與部屬建立足夠的信任,部屬也會明白主管「指正」的用心,更能夠發揮改善行為,以及培育人才的功效。   ●除在批評上可以用上肥皂水效應之外,在開會時遇到意見不合時,也可以先表示明白和同意對方的意見,這樣有利雙方找到共識,接著才以補充形式來表達自己的看法,減輕磨擦。

【職場管理】疫情下員工長期WFH就等於會偷懶效率低?企業領導必須清楚的3大正確觀念!

自武漢肺炎疫情爆發,在這段非常時期,各大企業除實施彈性處理員工的上班安排外,不少員工亦繼續在家工作(WFH)的日子。雖然遙距工作已成為疫情下新常態,更有不少大型企業宣布永久讓員工Home Office。不過,要確保員工能夠順便達到在家工作的預期結果,以下3個要點企業管理層一定要知:   觀念一:不要低估員工的自律性 在家工作無人看管,有些員工可能自律性較低,不小心工作效率就下降。曾經有銀行員工爆出上班時間去行山打卡,還要在網上「開心Share」。這也解釋到為何部分主管往往都會建立嚴格規則,例如要求員工在家工作時長期開啟視像鏡頭,方便能從屏幕中觀察他們一舉一動。 事實上,這種做法不但無法提高生產力,更會破壞員工對公司及領導者的忠誠度。與其要求員工在監督情況下積極工作,不如設定員工工作回報時間表及To-Do-List。企業或各部門可按情況,設定每日固定工作回報時間表,例如在12時或4時請員工報告一下,藉此掌握員工工作進度和成果,也讓員工知道應該要執行哪些工作。此舉能讓員工按進度努力工作,效率自然事半功倍。同時,相比由老闆問起,由員工主動回報會讓彼此感受更好,亦加強信任感。   觀念二:向有需要的員工提供足夠支援 遙距工作缺點是缺乏面對面對話交流,當員工在家工作時,或許會覺得支援不足,往往都是需要自己獨立處理各種難題。久而久之,員工就會積存各種負面情緒,影響工作效率。所以在員工壓力爆發之前,主管應該提供一些渠道可以讓員工發表意見或不滿,例如每天舉行 1 次簡短會議,一位員工大概 5分鐘左右。如果有個別員工需要任何幫助,或者有需要進行深入討論,主管亦可以安排時間更長的面談,打破員工孤立感。   觀念三:保持有效的溝通 工作時必然都會遇到困難,不過有些員工卻不會特別提出討論,可能是認為問題主管和其他人都應該已經知道,並且將會獲得妥善處理。可是在家工作時,溝通或會少於以往各人都在公司時。因此,要讓遙距工作成功,關鍵在於溝通要盡量迅速,而不是一個人埋頭苦幹,或等到有問題時才跟團隊報告。因此,主管應鼓勵員工盡早分享各種訊息及構思,令團隊反應更快,不但能避免鑄成大錯,也能激發出更多創意,提升自身工作表現。  

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