大家都曾經在會議中遇到上級提問時招架不住，最後變得寧靜「尷尬」場面嗎？在職場之中，上級對下屬的教導、部門同事的交流、跨部門的會議等情況，幾乎都圍繞著發問來打開對話、釐清現況或是促使大家思考解決方案。要知道若然提問方式不當，往往就會變成「質問」，這樣就會導致人與人之間產生緊繃氣氛。以下4大提問方式，讓溝通變得更有效及輕鬆！     在學習如何問出好問題時，首先要懂得區分「提問」與「質問」。不少人發問話的目的往往都是期望答案都必須正確與明確，但這類的發問稱為「質問」而非真正的「提問」。一旦習慣「質問」表達方式，問題本身就變成了一種威脅，並傳達出一種不信任對方的訊號。我們或許都對以下的問句不陌生： 為甚麼做不到？ 怎麼會發生這種事？ 你打算如何解決？ 你確定是這樣嗎？ ●當發問者帶有批判與懷疑的態度提出上述問句時，雙方對話壓力隨之而來，被問話者在防衛心理下，往往不想回應或是強烈反擊，容易破壞彼此信任。所以要有意識地提醒自己避免使用「質問」，再慢慢地增加「提問」的頻率。 1.把「為甚麼？」變成「該怎麼做？」 一般人想找出明確原因時，都是用「為甚麼」做為開頭來發問，但是一不小心就會變成質問。而且對被問到：「為甚麼做不到？」被問者很容易覺得自己遭到責備。所以我們要有意識地把「為甚麼」開頭的問題，轉換成「該怎麼做」或「如果有」等語句開頭的提問。例如「該怎麼做才能準時？」就會比「為什麼會遲到？」更讓人願意回答，同時會比較容易把注意力放在理由或原因，而不是對方身上。   提問範例問句： 為甚麼遲到？ →有甚麼辦法可以讓你準時到達嗎？ 為甚麼要沒有發現有問題？→該怎麼做才能事前就發現問題存在？ 為甚麼要拖延？→該怎麼做能才能避免拖延？ 為甚麼犯同樣的錯？→今次又再失敗了，你覺得是甚麼原因導致？ 2.不要把注意力放在「過去」 有不少人提問時，往往把焦點放在「過去」對方所做得不足之處來加以提問，但一直聚焦於壞的部分，不但不能好好解決問題，更會讓彼此產生隔閡，讓受到指責的人意志消沉而已，而自己亦變得更難看見對方的可能性。因此提問時不要把注意力擺在「過去」，而是要引導對方想出對未來有用的對策，例如「最近有哪些事情做得比較順利？」、「如果依你的想法去改善，你的建議會是甚麼？」、「如果要避免這樣狀況再次出現，我們要注意甚麼？」同時大家都必須花更多時間傾聽第一線執行的困難、彼此對焦，而不是靠著自己過去的經驗與有限資訊判斷。   3.意見與提問的比例為「1:3」 大部分的人在溝通時，都想說出自己的意見，但單是把意見說出來就能加深關係的情況卻不多，因為每個人對於說話會有不同理解，有時會。讓人想到說出這些話是否另有涵義。所以應該引導對方說出自己的意見，並且接受它，再透過進一步追問讓對方不斷說出自己的想法，從而重點減少自己的意見表達。建議將意見與提問的比例大約在「1:3」左右，即是年說出一個自己的意見，就要向對方提出三個提問。   4.找出彼此共識 當對方與自己想法相反時，未必是要立刻回應及表達自己想法，因為這樣往往只會令雙方繼續爭論，甚至可能會吵起來。所以應先冷靜下來，詢問對方「為甚麼你會這麼想？」、「你覺得怎樣會比較好？」， 這樣的開放式問法偏向引導與探索，有助被問者延伸思考，自行找出答案。事實上，工作上難免會出錯，有時同事的一次錯誤，使工作上出現困難波折，但不要只提出批評，更重要的是提出可行的解決方案並達成共識，因此提問的心態應採取「學習式」而非「批判式」。切記不要以憤怒或作出過於做出情緒化反應，確保對方知道，儘管你不贊同他的某些行為，但你還是對他有一定支持，自然漸漸可以培養和諧關係、建立彼此信任。            

相信每一個人都喜歡聽「好話」，而受到職場洗禮，大多數打工仔都習慣對著老闆或主管時，只會說出他們想聽的話。不過對於老闆來講，員工在職場上不願意說出真話，公司上下就不能夠互相建立信任。若然在面對抉擇及取捨時，老闆得到的不是正確資訊及真誠建議，就無法協助自己釐清公司面對的真正問題，可能導致更嚴重後果。以下4大方法，讓員工願意開心見誠暢所欲言！   1.平時多加關心以建立信賴 面對老闆，員工往往都是小心翼翼說話。既然員工一般沒有特別事情，也不會找老闆，所以作為管理層就要主動出擊，擺脫冷漠職場外衣，可以試著跟員工開話題閒聊、關心彼此近況。而遇到事情時，老闆亦要主動釋出誠意，協助員工處理難題。如果過去會幫員工解決問題，員工自然會信任自己。 2.不作情緒化溝通 假如因為自己的疏忽，而將錯誤遷怒到員工身上，員工便不會願意表達真實看法。同時，很多老闆都習慣在開會時搶先說出自己的立場與想法，若果語氣不好，員工就會感覺到不被尊重，也會造成員工不自覺順著你的想法提出意見，而無法聽到真正的看法。因此，管理層在跟部屬溝通時不但要主題明確，亦應真誠表達公司對員工的重視。有些領導者每個月都會和員工進行一對一溝通，除了解員工對其工作看法，解決過往一些分歧，也會藉此明確指出哪裡做得好。如果員工有地方做得不夠好，也不會拐彎抹角，透過蒐集事實，進行坦率溝通，與其達成共識，這樣員工就不會認為管理層總是高高在上，願意提出自己看法。     3.給予足夠肯定 人類需要工作的三大核心理由就是生存、歸屬感與成就感。而工作中的成就感，最直接就是來自於老闆的肯定與讚美。當管理層真誠且慷慨給予員工肯定，員工就會知道他們所做的努力有被看見。 所以，身為一個領導者，讓團隊保持士氣是十分重要，更要給予員工適時鼓勵，不論是在員工提出好的意見、或是提出具有價值的看法時，都要及時地給予肯定或是公開的認同，讓他們能夠獲得成就感。反之，你越是吝於給予肯定，員工就愈不會願意與你分享他們的真實想法。   4.願意承擔責任與風險 每一個人都期望自己的老闆是有擔帶的人，懂得擔負起該有責任。所以如果管理層能夠為自己決策負責，承擔風險，同時包容員工一些小錯誤，願意給予機會讓部屬學習成長，這樣就能減少員工揣測與猜疑，願意說出真實想法，並為領導者效勞，盡全力去拚搏。