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溝通

【職場管理】避免質問要從「懂得問」開始 !4大有效提問法培養職場上不可或缺的溝通能力

大家都曾經在會議中遇到上級提問時招架不住,最後變得寧靜「尷尬」場面嗎?在職場之中,上級對下屬的教導、部門同事的交流、跨部門的會議等情況,幾乎都圍繞著發問來打開對話、釐清現況或是促使大家思考解決方案。要知道若然提問方式不當,往往就會變成「質問」,這樣就會導致人與人之間產生緊繃氣氛。以下4大提問方式,讓溝通變得更有效及輕鬆!     在學習如何問出好問題時,首先要懂得區分「提問」與「質問」。不少人發問話的目的往往都是期望答案都必須正確與明確,但這類的發問稱為「質問」而非真正的「提問」。一旦習慣「質問」表達方式,問題本身就變成了一種威脅,並傳達出一種不信任對方的訊號。我們或許都對以下的問句不陌生: 為甚麼做不到? 怎麼會發生這種事? 你打算如何解決? 你確定是這樣嗎? ●當發問者帶有批判與懷疑的態度提出上述問句時,雙方對話壓力隨之而來,被問話者在防衛心理下,往往不想回應或是強烈反擊,容易破壞彼此信任。所以要有意識地提醒自己避免使用「質問」,再慢慢地增加「提問」的頻率。 1.把「為甚麼?」變成「該怎麼做?」 一般人想找出明確原因時,都是用「為甚麼」做為開頭來發問,但是一不小心就會變成質問。而且對被問到:「為甚麼做不到?」被問者很容易覺得自己遭到責備。所以我們要有意識地把「為甚麼」開頭的問題,轉換成「該怎麼做」或「如果有」等語句開頭的提問。例如「該怎麼做才能準時?」就會比「為什麼會遲到?」更讓人願意回答,同時會比較容易把注意力放在理由或原因,而不是對方身上。   提問範例問句: 為甚麼遲到? →有甚麼辦法可以讓你準時到達嗎? 為甚麼要沒有發現有問題?→該怎麼做才能事前就發現問題存在? 為甚麼要拖延?→該怎麼做能才能避免拖延? 為甚麼犯同樣的錯?→今次又再失敗了,你覺得是甚麼原因導致? 2.不要把注意力放在「過去」 有不少人提問時,往往把焦點放在「過去」對方所做得不足之處來加以提問,但一直聚焦於壞的部分,不但不能好好解決問題,更會讓彼此產生隔閡,讓受到指責的人意志消沉而已,而自己亦變得更難看見對方的可能性。因此提問時不要把注意力擺在「過去」,而是要引導對方想出對未來有用的對策,例如「最近有哪些事情做得比較順利?」、「如果依你的想法去改善,你的建議會是甚麼?」、「如果要避免這樣狀況再次出現,我們要注意甚麼?」同時大家都必須花更多時間傾聽第一線執行的困難、彼此對焦,而不是靠著自己過去的經驗與有限資訊判斷。   3.意見與提問的比例為「1:3」 大部分的人在溝通時,都想說出自己的意見,但單是把意見說出來就能加深關係的情況卻不多,因為每個人對於說話會有不同理解,有時會。讓人想到說出這些話是否另有涵義。所以應該引導對方說出自己的意見,並且接受它,再透過進一步追問讓對方不斷說出自己的想法,從而重點減少自己的意見表達。建議將意見與提問的比例大約在「1:3」左右,即是年說出一個自己的意見,就要向對方提出三個提問。   4.找出彼此共識 當對方與自己想法相反時,未必是要立刻回應及表達自己想法,因為這樣往往只會令雙方繼續爭論,甚至可能會吵起來。所以應先冷靜下來,詢問對方「為甚麼你會這麼想?」、「你覺得怎樣會比較好?」, 這樣的開放式問法偏向引導與探索,有助被問者延伸思考,自行找出答案。事實上,工作上難免會出錯,有時同事的一次錯誤,使工作上出現困難波折,但不要只提出批評,更重要的是提出可行的解決方案並達成共識,因此提問的心態應採取「學習式」而非「批判式」。切記不要以憤怒或作出過於做出情緒化反應,確保對方知道,儘管你不贊同他的某些行為,但你還是對他有一定支持,自然漸漸可以培養和諧關係、建立彼此信任。            

【職場管理】部屬不信任自己,問意見時小心翼翼只講「好話」?4種方法讓員工願意對你講出真實想法!

相信每一個人都喜歡聽「好話」,而受到職場洗禮,大多數打工仔都習慣對著老闆或主管時,只會說出他們想聽的話。不過對於老闆來講,員工在職場上不願意說出真話,公司上下就不能夠互相建立信任。若然在面對抉擇及取捨時,老闆得到的不是正確資訊及真誠建議,就無法協助自己釐清公司面對的真正問題,可能導致更嚴重後果。以下4大方法,讓員工願意開心見誠暢所欲言!   1.平時多加關心以建立信賴 面對老闆,員工往往都是小心翼翼說話。既然員工一般沒有特別事情,也不會找老闆,所以作為管理層就要主動出擊,擺脫冷漠職場外衣,可以試著跟員工開話題閒聊、關心彼此近況。而遇到事情時,老闆亦要主動釋出誠意,協助員工處理難題。如果過去會幫員工解決問題,員工自然會信任自己。 2.不作情緒化溝通 假如因為自己的疏忽,而將錯誤遷怒到員工身上,員工便不會願意表達真實看法。同時,很多老闆都習慣在開會時搶先說出自己的立場與想法,若果語氣不好,員工就會感覺到不被尊重,也會造成員工不自覺順著你的想法提出意見,而無法聽到真正的看法。因此,管理層在跟部屬溝通時不但要主題明確,亦應真誠表達公司對員工的重視。有些領導者每個月都會和員工進行一對一溝通,除了解員工對其工作看法,解決過往一些分歧,也會藉此明確指出哪裡做得好。如果員工有地方做得不夠好,也不會拐彎抹角,透過蒐集事實,進行坦率溝通,與其達成共識,這樣員工就不會認為管理層總是高高在上,願意提出自己看法。     3.給予足夠肯定 人類需要工作的三大核心理由就是生存、歸屬感與成就感。而工作中的成就感,最直接就是來自於老闆的肯定與讚美。當管理層真誠且慷慨給予員工肯定,員工就會知道他們所做的努力有被看見。 所以,身為一個領導者,讓團隊保持士氣是十分重要,更要給予員工適時鼓勵,不論是在員工提出好的意見、或是提出具有價值的看法時,都要及時地給予肯定或是公開的認同,讓他們能夠獲得成就感。反之,你越是吝於給予肯定,員工就愈不會願意與你分享他們的真實想法。   4.願意承擔責任與風險 每一個人都期望自己的老闆是有擔帶的人,懂得擔負起該有責任。所以如果管理層能夠為自己決策負責,承擔風險,同時包容員工一些小錯誤,願意給予機會讓部屬學習成長,這樣就能減少員工揣測與猜疑,願意說出真實想法,並為領導者效勞,盡全力去拚搏。

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