提問方式

大家都曾經在會議中遇到上級提問時招架不住，最後變得寧靜「尷尬」場面嗎？在職場之中，上級對下屬的教導、部門同事的交流、跨部門的會議等情況，幾乎都圍繞著發問來打開對話、釐清現況或是促使大家思考解決方案。要知道若然提問方式不當，往往就會變成「質問」，這樣就會導致人與人之間產生緊繃氣氛。以下4大提問方式，讓溝通變得更有效及輕鬆！     在學習如何問出好問題時，首先要懂得區分「提問」與「質問」。不少人發問話的目的往往都是期望答案都必須正確與明確，但這類的發問稱為「質問」而非真正的「提問」。一旦習慣「質問」表達方式，問題本身就變成了一種威脅，並傳達出一種不信任對方的訊號。我們或許都對以下的問句不陌生： 為甚麼做不到？ 怎麼會發生這種事？ 你打算如何解決？ 你確定是這樣嗎？ ●當發問者帶有批判與懷疑的態度提出上述問句時，雙方對話壓力隨之而來，被問話者在防衛心理下，往往不想回應或是強烈反擊，容易破壞彼此信任。所以要有意識地提醒自己避免使用「質問」，再慢慢地增加「提問」的頻率。 1.把「為甚麼？」變成「該怎麼做？」 一般人想找出明確原因時，都是用「為甚麼」做為開頭來發問，但是一不小心就會變成質問。而且對被問到：「為甚麼做不到？」被問者很容易覺得自己遭到責備。所以我們要有意識地把「為甚麼」開頭的問題，轉換成「該怎麼做」或「如果有」等語句開頭的提問。例如「該怎麼做才能準時？」就會比「為什麼會遲到？」更讓人願意回答，同時會比較容易把注意力放在理由或原因，而不是對方身上。   提問範例問句： 為甚麼遲到？ →有甚麼辦法可以讓你準時到達嗎？ 為甚麼要沒有發現有問題？→該怎麼做才能事前就發現問題存在？ 為甚麼要拖延？→該怎麼做能才能避免拖延？ 為甚麼犯同樣的錯？→今次又再失敗了，你覺得是甚麼原因導致？ 2.不要把注意力放在「過去」 有不少人提問時，往往把焦點放在「過去」對方所做得不足之處來加以提問，但一直聚焦於壞的部分，不但不能好好解決問題，更會讓彼此產生隔閡，讓受到指責的人意志消沉而已，而自己亦變得更難看見對方的可能性。因此提問時不要把注意力擺在「過去」，而是要引導對方想出對未來有用的對策，例如「最近有哪些事情做得比較順利？」、「如果依你的想法去改善，你的建議會是甚麼？」、「如果要避免這樣狀況再次出現，我們要注意甚麼？」同時大家都必須花更多時間傾聽第一線執行的困難、彼此對焦，而不是靠著自己過去的經驗與有限資訊判斷。   3.意見與提問的比例為「1:3」 大部分的人在溝通時，都想說出自己的意見，但單是把意見說出來就能加深關係的情況卻不多，因為每個人對於說話會有不同理解，有時會。讓人想到說出這些話是否另有涵義。所以應該引導對方說出自己的意見，並且接受它，再透過進一步追問讓對方不斷說出自己的想法，從而重點減少自己的意見表達。建議將意見與提問的比例大約在「1:3」左右，即是年說出一個自己的意見，就要向對方提出三個提問。   4.找出彼此共識 當對方與自己想法相反時，未必是要立刻回應及表達自己想法，因為這樣往往只會令雙方繼續爭論，甚至可能會吵起來。所以應先冷靜下來，詢問對方「為甚麼你會這麼想？」、「你覺得怎樣會比較好？」， 這樣的開放式問法偏向引導與探索，有助被問者延伸思考，自行找出答案。事實上，工作上難免會出錯，有時同事的一次錯誤，使工作上出現困難波折，但不要只提出批評，更重要的是提出可行的解決方案並達成共識，因此提問的心態應採取「學習式」而非「批判式」。切記不要以憤怒或作出過於做出情緒化反應，確保對方知道，儘管你不贊同他的某些行為，但你還是對他有一定支持，自然漸漸可以培養和諧關係、建立彼此信任。