28.9 C
Hong Kong
- Advertisement -spot_img

TAG

提問方式

【職場管理】避免質問要從「懂得問」開始 !4大有效提問法培養職場上不可或缺的溝通能力

大家都曾經在會議中遇到上級提問時招架不住,最後變得寧靜「尷尬」場面嗎?在職場之中,上級對下屬的教導、部門同事的交流、跨部門的會議等情況,幾乎都圍繞著發問來打開對話、釐清現況或是促使大家思考解決方案。要知道若然提問方式不當,往往就會變成「質問」,這樣就會導致人與人之間產生緊繃氣氛。以下4大提問方式,讓溝通變得更有效及輕鬆!     在學習如何問出好問題時,首先要懂得區分「提問」與「質問」。不少人發問話的目的往往都是期望答案都必須正確與明確,但這類的發問稱為「質問」而非真正的「提問」。一旦習慣「質問」表達方式,問題本身就變成了一種威脅,並傳達出一種不信任對方的訊號。我們或許都對以下的問句不陌生: 為甚麼做不到? 怎麼會發生這種事? 你打算如何解決? 你確定是這樣嗎? ●當發問者帶有批判與懷疑的態度提出上述問句時,雙方對話壓力隨之而來,被問話者在防衛心理下,往往不想回應或是強烈反擊,容易破壞彼此信任。所以要有意識地提醒自己避免使用「質問」,再慢慢地增加「提問」的頻率。 1.把「為甚麼?」變成「該怎麼做?」 一般人想找出明確原因時,都是用「為甚麼」做為開頭來發問,但是一不小心就會變成質問。而且對被問到:「為甚麼做不到?」被問者很容易覺得自己遭到責備。所以我們要有意識地把「為甚麼」開頭的問題,轉換成「該怎麼做」或「如果有」等語句開頭的提問。例如「該怎麼做才能準時?」就會比「為什麼會遲到?」更讓人願意回答,同時會比較容易把注意力放在理由或原因,而不是對方身上。   提問範例問句: 為甚麼遲到? →有甚麼辦法可以讓你準時到達嗎? 為甚麼要沒有發現有問題?→該怎麼做才能事前就發現問題存在? 為甚麼要拖延?→該怎麼做能才能避免拖延? 為甚麼犯同樣的錯?→今次又再失敗了,你覺得是甚麼原因導致? 2.不要把注意力放在「過去」 有不少人提問時,往往把焦點放在「過去」對方所做得不足之處來加以提問,但一直聚焦於壞的部分,不但不能好好解決問題,更會讓彼此產生隔閡,讓受到指責的人意志消沉而已,而自己亦變得更難看見對方的可能性。因此提問時不要把注意力擺在「過去」,而是要引導對方想出對未來有用的對策,例如「最近有哪些事情做得比較順利?」、「如果依你的想法去改善,你的建議會是甚麼?」、「如果要避免這樣狀況再次出現,我們要注意甚麼?」同時大家都必須花更多時間傾聽第一線執行的困難、彼此對焦,而不是靠著自己過去的經驗與有限資訊判斷。   3.意見與提問的比例為「1:3」 大部分的人在溝通時,都想說出自己的意見,但單是把意見說出來就能加深關係的情況卻不多,因為每個人對於說話會有不同理解,有時會。讓人想到說出這些話是否另有涵義。所以應該引導對方說出自己的意見,並且接受它,再透過進一步追問讓對方不斷說出自己的想法,從而重點減少自己的意見表達。建議將意見與提問的比例大約在「1:3」左右,即是年說出一個自己的意見,就要向對方提出三個提問。   4.找出彼此共識 當對方與自己想法相反時,未必是要立刻回應及表達自己想法,因為這樣往往只會令雙方繼續爭論,甚至可能會吵起來。所以應先冷靜下來,詢問對方「為甚麼你會這麼想?」、「你覺得怎樣會比較好?」, 這樣的開放式問法偏向引導與探索,有助被問者延伸思考,自行找出答案。事實上,工作上難免會出錯,有時同事的一次錯誤,使工作上出現困難波折,但不要只提出批評,更重要的是提出可行的解決方案並達成共識,因此提問的心態應採取「學習式」而非「批判式」。切記不要以憤怒或作出過於做出情緒化反應,確保對方知道,儘管你不贊同他的某些行為,但你還是對他有一定支持,自然漸漸可以培養和諧關係、建立彼此信任。            

Latest news

- Advertisement -spot_img