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批評

【職場管理】唔想糾正下屬同事錯誤時得罪人又尷尬?用「肥皂水效應」讓對方愉快地接受你的批評!

人人都希望得到讚美,而對於負面評價,很少人能夠做到坦然接受。在職場中,就算領導享有權威地位,但萬一在指出下屬或同事工作有問題時表達不當,往往會引起彼此之間誤會。到底要如何得體指出問題,同時避免對方反感?不妨學識「肥皂泡效應」,用讃美來配合批評,減低傷害之餘,仲可以保住對方顏面,欣然接受「負皮」! 甚麼是「肥皂水效應」? 相信使用剃刀刮鬍子的男士會更易明白,如果只係用剃刀直接的刮鬍子,是很容易弄損皮膚,但如果先塗上肥皂水,就可以減輕刮鬍子時的不適。而管理學中的「肥皂水效應」,就是在給予糾正時能顧及他人感受,將批評夾雜在讚美中,使人能夠愉快地接受別人對自己的批評,換一種方式來講就是以讚美的形式巧妙地替代批評的直白字眼。 1.先以讚美肯定對方的努力 明明領導者曾經稱讚過員工表現優秀,但不少員工表示,當領導指出過自己不足之處後,往往只記得主管說自己哪裡不好,更會懷疑自己是否太玻璃心。但專家指出這是正常表現,事實上員工只要面對過一次負面評語,就需五次正面評價才能抵銷。所以,當領導想提出有負面意見前,最好先以讚美的話來肯定員工下屬的努力,亦可以先簡單聆聽對方困擾、表達關懷與支持,也可以是表揚對方優點,並讚賞其付出,接下來才談需要改進地方,會讓員工更易接受。而為避免稱讚過於空泛不真誠,主管平日多注意員工值得稱讚的地方,蒐集具體事實,並分析該行為對團隊有甚麼幫助效益,才稱得上是有效的稱讚。不過,大家都必須注意邏輯和褒貶比例。如果讚美之處和需要改進的地方相互矛盾,反讓人覺得虛假且邏輯不通。再者,萬一讚美太多、批評太少,表達太委婉,也容易讓被批評者忽略錯誤,誤以為自己做得很好而被稱讚。 2.按客觀事實,精確及公正陳述 根據一項企業領導力研究調查,管理層向員工給予工作表現意見時,若能把握精確及公正兩個原則,能提升團隊 39% 績效表現。因此,在作出負面評價時,可以精確詳述具體事件及數字,或是清楚描述何時何地發生你認為需要改進的行為,以及最後造成哪些結果。領導也要謹記將客觀事實,及主觀感受分開闡述,才能做到持平公正。   3.注意語氣態度 就算已經按客觀事實,精確及公正陳述,但指出員工不足時,要留意用字遣詞是否帶有主觀色彩,否則會讓對方感到不是味兒,得不到預期效果之餘,更會讓事情惡化。大家應該避免使用帶有主觀評價及過於負面字眼,例如「懶散」、「衝動」,至於「不妥」或「不專業」等介乎客觀與主觀的字眼,可在開頭加上「我認為」。切記不要以憤怒或作出過於做出情緒化反應,確保員工知道,儘管你不贊同他的某些行為,但你還是對他有一定支持。同時也不要拿對方跟其他員工作比較,專注在談論你對這位員工的表現與期望。最後,主管應就員工表現和雙方討論的結果,製定具體改善計畫,可以先訂立下次面談時間,以檢視約定執行進度。期間主管也應主動追蹤員工狀況、留意值得稱讚的表現,作為下次面談開場。一旦主管與部屬建立足夠的信任,部屬也會明白主管「指正」的用心,更能夠發揮改善行為,以及培育人才的功效。   ●除在批評上可以用上肥皂水效應之外,在開會時遇到意見不合時,也可以先表示明白和同意對方的意見,這樣有利雙方找到共識,接著才以補充形式來表達自己的看法,減輕磨擦。

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