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【職場技巧】待辦工作總是做不完?4個步驟規劃有效達成的工作行程!

好多人習慣規劃自己一天工作,但計劃往往趕不上變化。臨時及額外的任務,將本來應該拿來執行正事的時間佔據。然而,這只是未能有效完成待辦事項的原因之一,錯誤的時間規劃方式,同樣都是破壞生產力元兇。事實上在規劃工作行程時,不少人經常高估自己所擁有的時間,總以為自己有8小時可以順利處理各項事情,結果碰到不可控或突如其來的工作項目時,就要面臨做不完的風險。那麼我們應該怎樣設計出可行而能夠達成的工作行程? 能夠「做得完」的行事曆,一般由以下這4個部份組成: -固定事項(回覆email、更新工作日誌) -當天應要完成的任務 -額外事項(開會、答應別人要處理的事情) -休息時間 我們可以先花點時間記下處理每項任務所需時間,然後認真規劃。另一個方法是先預計完成各項任務所需時間,以便安排各項事情。這種做法有利於充分運用時間處理工作。接著再找尋適合的工作方法處理任務,如果沒有頭緒的話,可嘗試以下3種策略: 1. MIT法(Most Important Task First) 過往大多數人都認為,能夠快速切換工作任務,盡量完成多項任務是代表成效高,但原來這種做法只會換來低下成效及效率。美國史丹福大學一項研究發現,同時處理多項任務比每次只專注於一項任務時需要多花40%時間,而人們平均需要25分鐘才能將專注力重新集中至我們上個被打斷任務。原因是當人將專注力從一項工作轉移至另一項工作時,一小部分思緒仍然會掛心前一個工作。運用MIT法,即是先做最重要的任務。你應該在每天的待辦事項中,挑出重要程度最高、最核心任務優先處理。就算有額外事項要處理,但至少完成固定事項及當天應要完成的任務,當達成最有意義的目標,你就會更有成就感。 2.蕃茄鐘工作法 近年相當流行的「蕃茄鐘工作法」是一種時間管理法,在1980年代由意大利人Francesco Cirillo發明。之所以命名為「蕃茄鐘」工作法,是因為著作中,他所用的時鐘是蕃茄造型。番茄鐘工作法基本原則是專注在一件事情上 25 分鐘,然後讓自己精神放鬆 5...

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