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工作法

【職場心理】不想起床上班感到心很累?4招助你輕鬆渡過「工作倦怠期」!

放完假後,相信不少打工仔早上回到辦公室工作時總感覺不起勁。畢竟我們是有血有肉的人,偶然總會沒有心情做事,但若然持續出現倦怠和嫌棄情緒,不但會影響工作效率和表現,也容易讓人陷入低谷。除了調整心態紓解壓力外,其實透過4大方法,建立專屬工作方程式,都可以助大家在面臨「工作倦怠期」時輕鬆渡過。 1.設計時間安排表 我們應該先整理有哪些你必須處理的事情。即使有些項目並不確定,應該先寫下現階段自己能夠做到的事情,讓自己有初步工作目標及方向。一般來講,你應該可以掌握自己每項工作需時多長,再視乎每個事項的輕重緩急與難易程度安排。然後在每個工作開始前,從清單中找出要優先處理的事項,並列入「今日工作表」中。剩下的工作可以分為「今日待辦事項」和「待確認事情」。另外,你也可以預留空間,記下一些臨時交付於自己的急迫事項。當完成一項工作就可以刪除,以此讓自己專注於任務進度。而在計劃時間安排表時,不一定只能用「一天」為單位,有時候可以以「一星期」為單位,更能效率分配各任務達成時間。就算其中一日被臨時事項耽擱,也不會過於焦慮。     2.著重時間管理 專注是一個狀態,目的是讓我們「投入到一件事情」之中。所以應找出自己效率最高峰時段,安排自己每日「專注時間」,同時搭配「放鬆時間」及「彈性時間」。盡量在「專注時間」內完成較困難的任務,這樣就能在較有動力和精神完成工作。假若早上最有工作效率,那麼一回到公司就著手處理最複雜或緊急工作,將輕鬆事項留待下午或收工前完成。當工作效率處於最高時,應關掉手機,避免打擾和分心。 而當「專注時間」過後,就可以安插一些「放鬆時間」。藉由高強度專注,再搭配短時間放鬆,包括如正念呼吸、腹式呼吸。做法是在吸氣、吐氣之間默念數字,同時嘗試感受暖流從頭到腳,放鬆末梢血管。這些放鬆練習需時只是5至10分鐘,能讓大腦中資訊互相連結,提升工作效率。只要一直重複這個循環,就能在工作期間維持最高專注力,時間分配上更得心應手。特別一提的是,千萬不要把全日都定為「專注時間」,謹記要預留「彈性時間」,方便加插一些突如其來的任務。     3.制定標準工作流程 針對重複和例行工作,你可以建立標準流程,計劃每日工作行程,加強效率之餘,同時確保工作能夠按時完成,可以包括以下部份: -固定事項(回覆email、更新工作日誌) -當天應要完成的任務 -額外事項(開會、答應別人要處理的事情) -休息時間 同時,工作前先備好所有的所需材料,再全力以赴完成。例如先在網上收集各種資料和文資,然後集中火力撰寫企劃書,反而比盲目蒐集,或是胡亂撰寫更加事半功倍。     4. 任務分類法 根據每項任務所需時間,將待辦事項分為大、中、小三種,這樣能夠充分運用每天時間,並將工作效率提升至最高。小型任務代表只需十分短的時間便可完成的項目,例如回覆電郵,一般來說所需時間不多於15分鐘便能完成。中型任務代表只需要花費一些精力和專注力才能完成,但仍相對地容易掌控的工作。至於大型任務所花費的時問和精力最多,需要騰出一定時間完成,所以必須預先作出安排。這種方法還有一個好處,我們的大腦不必一直在各種工作之間切換思維,完成的速度也會加快,強化工作的效率。如果能夠在短時間內快速完成中小型任務,就可以把更多精力花在最為重要的大型項目上。  

【生產力秘訣】用盡時間心力仍然做不完?5%原則工作法助你提升效率!

好多打工仔明明與其他同事都係同一時間返到公司,但總是覺得時間不夠用,每日需要處理事項到收工都未能完成,結果又要OT,無形中增加壓力,導致惡性循環。原來除外在種種因素影響工作效率外,學識有效工作法可以幫助提高生產力! 1.找出效率高峰時段 首先要找出自己效率最高峰時段,並盡量在這段時間裡處理較困難的任務,這樣就能在較有動力和精神完成工作。假若早上最有工作效率,那麼一回到公司就著手完成最複雜工作,將輕鬆事項留待下午或收工前完成。 2.在5%工作之中投入100%精力完成 不少人總是希望將每項工作都做到完美,卻沒注意到時間與能力有限,結果反而無法將每件事情都做好。5%原則便是想提醒管理層要清楚員工能力範圍,適量分配任務,而員工接受團體領導者分工後,就在這5%之中投入100%精力完成。 3.設定明確目標 要提高生產力,就要找出當天需要處理的最重要工作任務,並設定目標 ,同時思考工作進行期間可能遇到的困難,從而擬好應對之道。經過此步驟後,便能清楚應如何處理工作,令人更有專注力和動力完成任務,避免花時間在不重要的會議和溝通上。你亦可以利用 80/20 法則來確定哪些是最重要任務,即最重要的事物只佔一小部分,約 20%,其餘 80% 雖佔多數,卻是次要部份,以提升工作效率。 4.制定詳細而又具體的每日時間安排表 工作效率高的人,往往都是按照非常詳細而又具體的每日時間安排表行事,而不是根據待辦事項清單,這樣你就能夠清楚計算自己每日要完成所有工作需要多少時間。然後將一天時間分成若干個時間區塊,再列出日程安排,這樣更易提高工作效率。當然,你需要找到最適合你的工作的時間區塊長短。有些人會將自己的時間段精細到按每五分鐘來劃分,不過一般建議是以每30分鐘為一小塊。最後就是要確保日程的安排涵蓋一切事項,例如查看電子郵件、致電客戶或出席會議。

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