不論在生活還是在職場上，每個人會有自己想法及立場，難免出現意見不合情況，但如果在與員工或下屬在討論期間不小心就和對方吵起來，這樣就會影響辦公室工作氣氛。那麼有沒有好辦法可以化解衝突之餘，又可以試著互相理解，達成共識呢？以下有4個步驟助你應對！
步驟1.認真聆聽
當員工所說的話，與自己想法相反時，未必是要立刻回應及表達自己想法，因為這樣往往只會令雙方繼續爭論，甚至可能會吵起來。所以應先冷靜下來，詢問對方「為甚麼你會這麼想？」、「你覺得怎樣會比較好？」，然後認真聆聽回應，並且理解對方說出這些話是否另有涵義。
步驟2.清楚表達意思
在溝通時，務必將自己的意思清晰完整地表達出來，要表示「我了解」、「我知道」，讓對方知道你有在聽他說話，讓交流是在彼此理解沒有誤會的前提下產生。當回應對方時，應該選擇比較中性的詞彙，才能表達自己立場之餘，亦能有效降低自己回應時的侵略性，並且更有機會展開進一步溝通。最重要的是不應為宣洩情緒和堅持立場，用負面語言刺激或傷害員工下屬。
步驟3.主動表達困難之處
你可以主動說明自己的困難點或是不同意的原因，但應使用較婉轉的詞彙來表達，例如「因為」、「如果」、「或者」，這樣能會讓對方能靜下心來聽聽你想說的話。而表達自己困難時，要盡量避免使用「但是」、「可是」、「不過」等過於明顯的轉折用詞，以免讓對方覺得你在為自己找藉口。
步驟4.找出共識及提出開放式問題
討論時，並非一味想要否定或說服對方，充分表達自己的想法和立場讓對方了解後，最重要的是讓雙方能達成共識，並找到實際可行的解決方案。這時大家可以使用「開放式問句」，例如詢問對方「你能不能給我些建議讓我避免同樣的問題？」、「你覺得怎麼做能夠更好？」。透過開放式問句讓對方參與決策，能夠讓對方覺得被尊重。
無論如何，工作場合溝通是為解決問題，用這樣的心態來處事，才讓員工或下屬更能好好的在職場上發揮自我。
